Khái niệm workflow là gì và cách nó mang lại hiệu quả cho doanh nghiệp sẽ được giải thích chi tiết trong bài viết này từ Công Ty Quảng Cáo Marketing Online Limoseo, cùng với cách xây dựng Workflow hiệu quả cho doanh nghiệp của bạn.
MỤC LỤC
1. Workflow là gì?
Workflow là gì? Workflow có thể được hiểu bằng cách phân tách thành hai thành phần, gồm “Work” nghĩa là công việc và “flow” nghĩa là dòng chảy. Việc kết hợp Flow với Work đồng nghĩa với việc có luồng công việc, hay còn được gọi là quy trình công việc.
Workflow là một chuỗi công việc lặp đi lặp lại, bao gồm các nhiệm vụ cần hoàn thành theo một quy trình cụ thể.
Khi một công việc được gán vào quy trình, nó sẽ tự động theo dõi từng giai đoạn của quy trình. Điều này giúp công việc hoàn thành nhanh chóng, tối ưu hiệu suất và giảm thiểu sai sót, cũng như thời gian xử lý “tắc nghẽn” trong quy trình công việc.
2. Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng Workflow?
Bạn sẽ nhận được những lợi ích gì khi sử dụng Workflow? Hay nói cách khác, tại sao bạn cần sử dụng Luồng công việc? Dưới đây là một số lợi ích sẽ giúp bạn trả lời câu hỏi đó.
2.1. Hỗ trợ quản lý doanh nghiệp một cách trực quan
Workflow cung cấp cho doanh nghiệp một sơ đồ có tính logic và có trình tự. Sơ đồ này giúp hiển thị công việc một cách rõ ràng hơn.
Sử dụng sơ đồ tư duy giúp giảm thiểu sai sót khi công việc quá tải. Sự linh hoạt trong việc sử dụng màu sắc và cách tóm tắt công việc giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về công việc chính cần thực hiện.
Truyền tải thông tin một cách trực quan là điều mà mọi doanh nghiệp đều ưa chuộng. Ấn tượng mà công cụ này tạo ra sẽ kích thích khả năng ghi nhớ và xử lý logic của não bộ. Nhờ đó, công việc sẽ được thực hiện theo trình tự mà không bị thiếu sót như khi không có phần mềm hỗ trợ.
2.2. Workflow là một cách để đưa công việc vào một trật tự
Luồng công việc là một thuật ngữ mà khi sử dụng, bạn có thể biết được:
- Cách bắt đầu một công việc.
- Cách thực hiện công việc như thế nào.
- Mục tiêu mà bạn cần đạt được.
- Cách tránh các lỗi phát sinh do không tuân thủ quy trình công việc đúng cách.
2.3. Loại bỏ các quá trình và hoạt động dư thừa
Luồng công việc giúp loại bỏ các quá trình và hoạt động không cần thiết. Đối với các công ty khởi nghiệp có quy mô nhỏ, số lượng quy trình và hoạt động thường ít hơn so với các doanh nghiệp lớn hơn. Bằng cách sử dụng sơ đồ quy trình công việc và cập nhật nó theo sự phát triển của công ty, doanh nghiệp có thể dễ dàng phát hiện các điểm dư thừa và giảm thiểu sự lãng phí không cần thiết. Nếu chỉ dựa vào việc quan sát quy trình công việc bằng mắt thường, việc phát hiện các điểm dư thừa này sẽ khó khăn.
Triển khai quản lý workflow trong các hoạt động hàng ngày cho phép doanh nghiệp kiểm soát toàn bộ quá trình từ đầu đến cuối, cũng như dễ dàng thực hiện các thay đổi nhằm cải thiện quy trình làm việc, loại bỏ các bước, vai trò và hoạt động không cần thiết.
2.4. Giảm chi phí vận hành
Workflow giúp giảm chi phí vận hành. Một sơ đồ Workflow có thể giúp doanh nghiệp xác định cách thực hiện tốt nhất và tối ưu hóa các hoạt động kinh doanh. Khi quy trình được sắp xếp hợp lý và công việc được hoàn thành nhanh chóng, doanh nghiệp sẽ cần ít tài nguyên hơn để hoàn thành công việc. Điều này giúp giảm chi phí vận hành và tăng lợi nhuận, vì doanh nghiệp có thể đạt được các mục tiêu nhỏ và lớn với số lượng tài nguyên ít hơn.
3. 5 lý thuyết cải tiến quy trình làm việc
Trong những năm 1980, W. Edwards Deming và Joseph M. Juran đã đưa ra nhiều lý thuyết về cải thiện quy trình làm việc trong kinh doanh. Các lý thuyết này vẫn được áp dụng hiệu quả ngày nay. Deming, một kỹ sư, nhà thống kê, giáo sư, nhà phát minh, giảng viên và chuyên gia tư vấn quản lý Hoa Kỳ, đã phát triển hệ thống lý thuyết kiểm soát chất lượng dựa trên phương pháp thống kê, mở ra một triết lý mới về quản lý công việc. Juran, một kỹ sư và tư vấn quản lý người Mỹ sinh ra ở Romania, đã truyền bá về chất lượng và quản lý chất lượng.
- Six Sigma là một phương pháp sử dụng một phương trình toán học dựa trên lý thuyết thống kê, nhằm mục đích loại bỏ lỗi trong quá trình sản xuất, với mục tiêu không quá 3,4 lỗi cho mỗi triệu sản phẩm. Nó liên quan đến việc quan sát, phân tích và thử nghiệm quy trình. Hai phương pháp phổ biến trong Six Sigma là DMADV (Xác định, Đo lường, Phân tích, Thiết kế, Xác minh) và DMAIC (Xác định, Đo lường, Phân tích, Cải thiện, Kiểm soát).
- Quản lý chất lượng toàn diện là một lý thuyết nhằm cải thiện chất lượng sản phẩm và môi trường làm việc, tập trung vào sự giao tiếp và hợp tác giữa các bộ phận và nhân viên.
- Tái cấu trúc quy trình kinh doanh là việc sử dụng các thuật toán để phân tích các cấp độ và xem xét lại toàn bộ quy trình kinh doanh theo các điều kiện thay đổi.
- Hệ thống tinh gọn (Lean Systems) tập trung vào việc loại bỏ chi phí và lãng phí dư thừa, tạo ra một tổ chức “tinh gọn” để duy trì khả năng cạnh tranh trong bối cảnh thị trường thay đổi và bất ổn.
- Lý thuyết ràng buộc (TOC) nhằm xác định ràng buộc yếu nhất và loại bỏ nó.
4. Câu hỏi thường gặp
Workflow là gì?
Workflow là một quy trình công việc được thiết kế để tối ưu hóa và tổ chức các hoạt động trong một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Nó bao gồm các bước cụ thể để hoàn thành một công việc nhất định và đảm bảo rằng mọi người trong tổ chức đều biết và thực hiện công việc của họ một cách hiệu quả.
Tại sao cần sử dụng workflow trong doanh nghiệp?
Workflow giúp tổ chức quy trình làm việc, tăng hiệu quả và giảm thiểu sai sót trong quá trình thực hiện công việc.
Các thành phần cơ bản của một workflow là gì?
Các thành phần cơ bản của một workflow gồm có: các bước công việc, quy trình làm việc, người thực hiện và các công cụ hỗ trợ.
Workflow là gì như bạn đã tìm hiểu cùng Công Ty Quảng Cáo Marketing Online Limoseo thì nó là một phần mềm chuyên nghiệp hỗ trợ xây dựng và số hóa quy trình. Nó giúp doanh nghiệp chuyển đổi toàn bộ quy trình từ bản giấy sang hệ thống phần mềm và tổ chức dưới dạng tầng dữ liệu.
