Hướng dẫn chi tiết cách lập kế hoạch email marketing

Email marketing đóng vai trò quan trọng trong việc tăng doanh số và quảng bá thương hiệu của bạn. Tuy nhiên, để thành công trong việc triển khai chiến lược truyền thông này, bạn cần chuẩn bị kỹ lưỡng như khi vận hành một doanh nghiệp. Vì vậy, qua bài viết này, Công Ty Quảng Cáo Marketing Online Limoseo sẽ cung cấp cho bạn hướng dẫn chi tiết về lập kế hoạch email marketing, giúp cho chiến lược tiếp thị của bạn diễn ra thuận lợi hơn.

1. Đánh giá tình hình cho kế hoạch Email Marketing

1.1. Xác định khách hàng mục tiêu

Việc xác định khách hàng mục tiêu là bước quan trọng nhất để đạt hiệu quả trong Email Marketing. Khách hàng mục tiêu của bạn sẽ có yêu cầu và nhu cầu khác nhau, và tìm hiểu sâu hơn về họ giúp doanh nghiệp phân loại các nhóm mục tiêu, chọn chiến lược chính xác và tập trung vào các số liệu chi tiết hơn. Các yếu tố để phân loại khách hàng có thể bao gồm độ tuổi, giới tính, khu vực sinh sống, sở thích,…

1.2. Xác định mục tiêu Email Marketing

Mục tiêu phổ biến của Email Marketing có thể bao gồm tăng doanh số, tăng nhận biết thương hiệu và tạo khách hàng tiềm năng. Ví dụ, để giữ mối quan hệ với khách hàng, các doanh nghiệp nhỏ ở địa phương có thể phát triển mục tiêu tăng nhận biết thương hiệu, biến họ trở thành lựa chọn đầu tiên khi khách hàng có nhu cầu sử dụng dịch vụ.

Một blogger có thể sử dụng email để tạo phễu tiếp thị cho một nhóm độc giả trung thành. Một kế hoạch Email Marketing rõ ràng và đo lường hiệu quả là cần thiết để đạt được hiệu quả tốt nhất.

1.3. Nghiên cứu đối thủ

Để học hỏi kế hoạch Email Marketing của đối thủ cạnh tranh trực tiếp, bạn có thể đăng ký nhận bản tin qua Whitelist Email, xem xét hình thức của email sau khi thử mua hàng của họ. Sau đó, bạn có thể đánh giá trang đích của đối thủ, xem tần suất gửi email của họ và đi trước họ về chương trình khuyến mãi. Kiểm tra xu hướng chiến dịch email của đối thủ để xác định thời lượng và học hỏi số lượng email đã được gửi đi.

2. Lập kế hoạch email marketing

Để thực hiện quy trình lập kế hoạch email marketing, doanh nghiệp cần có một lượng dữ liệu khách hàng nhất định. Điều này giúp doanh nghiệp sớm chọn lọc và xác định đúng nhóm khách hàng mong muốn. Có ba trường hợp khác nhau liên quan đến nguồn dữ liệu của các doanh nghiệp.

2.1. Trường hợp 1: Chưa có dữ liệu gì

Nếu công ty của bạn thuộc trường hợp này, có một số cách để bạn có thể kiếm dữ liệu cụ thể như mua dữ liệu, lượm hay nhặt thông tin email từ các forum hoặc xây dựng danh sách email chuẩn.

2.2. Trường hợp 2: Mua hoặc thu thập Data mới

Khi mua hoặc thu thập dữ liệu mới, chúng ta sẽ thường gặp phải các thông tin không cần thiết hoặc không chính xác, gọi là “data rác”. Điều này có thể gây ảnh hưởng đến hệ thống email của bạn, thậm chí là bị cảnh cáo và khóa. Vì vậy, trước khi sử dụng, chúng ta cần tiến hành làm sạch dữ liệu bằng 3 bước sau:

• Lọc: Sử dụng các công cụ lọc email như Verify Email để xác định số lượng email còn hoạt động. Tuy nhiên, việc này tốn kém ngân sách của doanh nghiệp và không đảm bảo tính chính xác của danh sách khách hàng.
• Tương tác: Gửi các email kiến thức và email chào hỏi đến các email còn hoạt động. Tuy nhiên, cần gửi với số lượng ít (khoảng 200-1000 email/lần) để tránh email của doanh nghiệp bị khóa nếu số lượng người nhận ảo quá nhiều.
• Lọc lại: Lọc lại những email đã mở và đọc, chuyển sang một nhóm riêng và bắt đầu gửi nội dung quảng cáo.

2.3. Trường hợp 3: Sử dụng danh sách khách hàng đã có sẵn nhưng chưa được tận dụng

Trong bất kỳ trường hợp nào, để xây dựng kế hoạch email marketing hiệu quả, chúng ta cần chuẩn bị kế hoạch xây dựng danh sách khách hàng đều đặn. Vì vậy, đối với trường hợp này, chúng ta có thể áp dụng lại bước 2 và 3 như ở trường hợp trên.

2.4. Thu thập danh sách khách hàng để thiết lập kế hoạch Email Marketing

Chỉ khi bạn hiểu rõ đối tượng khách hàng của mình là ai, bạn mới có thể thu thập được danh sách khách hàng chất lượng.

Hãy tạo một form đăng ký để khách hàng để lại thông tin và nhận thông tin về chương trình ưu đãi, các chiến dịch quà tặng, hội thảo khách hàng,… Bạn cần có một chiến lược tỉ mỉ để thu được nhiều thông tin nhất từ khách hàng.

2.5. Phân loại danh sách gửi

Nếu bạn có một danh sách khách hàng lớn, bạn cần phân loại hoặc lọc ra các nhóm để trả lời các câu hỏi như: Gửi thế nào? Hay trộn chung lại để gửi?

Một số cách phân loại phổ biến tại các doanh nghiệp bao gồm:

• Khách hàng mới
• Khách hàng thân thiết
• Khách hàng hoạt động trong 1 tháng, 3 tháng, 6 tháng gần đây
• Khách hàng đã mua sản phẩm A, B, C
• Khách hàng chưa mua nhưng quan tâm sản phẩm A, B, C

Phân loại có thể thay đổi tùy theo mục đích gửi email của từng doanh nghiệp hoặc bạn có thể không cần chia thành các danh sách nhóm cụ thể. 

2.6. Xác định danh sách email để gửi đi

Các chiến dịch Email Marketing thành công nhất bắt đầu từ một danh sách email chất lượng, bao gồm các email có tính chính xác và được xác nhận là có người nhận thật. Do đó, trước khi gửi email, bạn cần đảm bảo rằng danh sách email của mình đã được làm sạch và kiểm tra tính chính xác.

Có nhiều công cụ có thể giúp bạn kiểm tra và xác minh tính chính xác của danh sách email, như Hunter, NeverBounce, hoặc ZeroBounce. Những công cụ này sẽ kiểm tra xem các email có đúng định dạng, có tồn tại trên máy chủ email hay không, và có phải là email thật của người dùng hay không.

Sau khi kiểm tra và xác minh danh sách email của mình, bạn có thể sử dụng các công cụ Email Marketing như Mailchimp, Campaign Monitor, hoặc Sendinblue để thiết kế và gửi email cho danh sách của mình.

2.7. Thiết kế Email Marketing

Khi đã có danh sách email chất lượng, bạn cần thiết kế email của mình để thu hút sự chú ý của khách hàng và thuyết phục họ thực hiện hành động mà bạn mong muốn.

Vì vậy, khi thiết kế email, bạn cần đảm bảo rằng email của mình:

• Có tiêu đề hấp dẫn và thu hút sự chú ý của người nhận.
• Có nội dung hữu ích và giá trị cho người nhận.
• Được thiết kế để hiển thị đúng trên các thiết bị khác nhau (điện thoại di động, máy tính bảng, máy tính để bàn).
• Có thể thực hiện được hành động mà bạn mong muốn (như đăng ký, mua hàng, chia sẻ,…).

Bạn có thể sử dụng các công cụ thiết kế email như Canva, Mailchimp hoặc Thunderbird để tạo ra các mẫu email đẹp và chuyên nghiệp.

2.8. Đo lường và cải tiến

Cuối cùng, để đảm bảo hiệu quả của chiến dịch Email Marketing, bạn cần đo lường và cải tiến kết quả của mình.

Bạn có thể sử dụng các công cụ theo dõi email như Mailchimp hoặc Campaign Monitor để theo dõi tỷ lệ mở email, tỷ lệ nhấp vào liên kết, và tỷ lệ chuyển đổi.

Dựa trên các kết quả này, bạn có thể tinh chỉnh chiến dịch của mình để cải thiện hiệu quả và tăng tỷ lệ chuyển đổi. Ví dụ như thay đổi tiêu đề email, nội dung email, hoặc thay đổi thời gian gửi email.

Theo các bước hướng dẫn trên của Công Ty Quảng Cáo Marketing Online Limoseo, hy vọng rằng bạn đã có thể tự lập kế hoạch email marketing của riêng mình. Điều quan trọng nhất là bạn cần hiểu rõ tình hình hoạt động của doanh nghiệp, đối tượng khách hàng và mục tiêu của chiến dịch. Thực hiện chiến dịch Email Marketing là một quá trình dài hơi và tốn nhiều thời gian nghiên cứu và thực hành.