Junk mail là gì? Cách gửi Mail để không bị liệt vào Spam

Thư rác là các email được coi là thư quảng cáo, chứa virus, phần mềm độc hại hoặc có nội dung không mong muốn gây ảnh hưởng đến người nhận. Vậy tại sao email của bạn có thể bị nhận xét là thư rác và làm thế nào để tránh điều này? Hãy cùng Công Ty Quảng Cáo Marketing Online Limoseo tìm câu trả lời cho thắc mắc Junk mail là gì trong bài viết sau!

1. Junk mail là gì? 

Thư rác điện tử là các email được xem là nội dung quảng cáo, chứa virus, phần mềm độc hại hoặc có nội dung không mong muốn gây ảnh hưởng đến người nhận. Thuật ngữ này cũng được gọi là “Spam Mail”. Thuật ngữ Junk Mail bắt nguồn từ chuyên ngành bưu chính ở Mỹ với nhiệm vụ truyền tải thông tin. Nội dung của thư rác bao gồm quảng cáo hoặc các bức thư chứa nội dung nguy hiểm, chứa virus…

Khi được nhận diện là thư rác, các email sẽ được tự động chuyển vào hộp thư rác. Tuy nhiên, hệ thống nhận diện này chỉ có thể lọc email theo một số tiêu chí nhất định và không phải lúc nào cũng chính xác. Vì vậy, một số email quan trọng có thể bị nhận diện nhầm là thư rác và chuyển vào hộp thư rác.

2. Các thuật ngữ liên quan đến thư rác

Khi nhắc đến thư rác, chúng ta thường sử dụng một số thuật ngữ chuyên ngành như sau:

• Bộ lọc nội dung (Content filters): Duyệt các nội dung trong một email để nhận diện đó có phải là thư rác hay không.
• Bộ lọc tiêu đề (Header filters): Đánh giá email thông qua tiêu đề để xác định liệu email này có chứa thông tin giả mạo.
• Danh sách đen URL (URL Blacklist): Danh sách chứa các đường dẫn bị đánh giá là nguy hiểm và không an toàn.
• Danh sách đen địa chỉ IP (IP Blacklist): Danh sách chứa các địa chỉ IP không an toàn hoặc bị đánh giá là thư rác.

3. Nguyên nhân email bị nhận diện thành Junk mail là gì?

Có nhiều nguyên nhân khiến email bị nhận diện là thư rác, thậm chí là các email quan trọng. Tuy nhiên, vấn đề chủ yếu vẫn nằm ở việc hệ thống nhận diện của bộ lọc chỉ mang tính tương đối và căn cứ vào một số tiêu chí nhất định để đánh giá email. Nếu email không đạt đủ số điểm, nó sẽ bị đưa vào hộp thư rác.

Dưới đây là các nguyên nhân phổ biến khiến email bị chuyển vào hộp thư rác, hãy cẩn thận để tránh những trường hợp này:

3.1 Địa chỉ IP của mail server bị đưa vào danh sách Blacklist

Để đảm bảo rằng địa chỉ IP của mail server không bị liệt vào danh sách Spam, bạn có thể kiểm tra bằng cách sử dụng công cụ check tại đường dẫn sau: https://mxtoolbox.com/blacklists.aspx. 

Nếu kết quả trả về là “LISTED”, điều này có nghĩa là địa chỉ IP của bạn đã bị liệt vào danh sách Blacklist. Khi đó, mọi email gửi đi đều sẽ tự động rơi vào thư mục Spam của các mail server như Gmail, Yahoo,… Trong trường hợp này, bạn nên kiểm tra lại các tiêu chí để có thể gỡ IP ra khỏi danh sách Blacklist.

3.2 Chưa cấu hình PTR record

PTR Record, hay còn gọi là bản ghi ngược, có nhiệm vụ ánh xạ từ địa chỉ IP đến một tên miền cụ thể. Trỏ PTR Record cho một tên miền sẽ giúp tăng độ tin cậy cho mail server khi gửi thư đến các mail server khác như Yahoo hay Gmail, và xác định rằng email không phải là Junk Mail hoặc không chứa các nội dung độc hại. 

Bạn có thể kiểm tra xem tên miền của bạn đã được trỏ PTR Record hay chưa bằng cách sử dụng công cụ tại đường dẫn: https://intodns.com/. Nếu xuất hiện biểu tượng dấu chấm than (!), điều này có nghĩa là mail server của bạn chưa được trỏ PTR Record. Trong trường hợp này, bạn cần phải trỏ PTR Record cho tên miền của mình về địa chỉ IP của mail server.

3.3 Chưa cấu hình SPF record

SPF record, hay còn được gọi là Sender Policy Framework (SPF), là một cơ chế đánh giá xem email có phải là Junk Mail hay không. Cơ chế này phát hiện các email giả mạo bằng cách kiểm tra xem email được gửi từ domain nào và xác định xem domain đó có thuộc về người quản trị đó hay không. 

Record TXT SPF có vai trò rất quan trọng trong việc tăng độ tin cậy cho email gửi đi.

3.4 Chưa cấu hình DKIM

Bạn có thể kiểm tra cấu hình DKIM bằng cách gửi một email đến Gmail để kiểm tra. 

DKIM (Domainkeys Identified Mail) có nhiệm vụ xác thực email bằng chữ ký số của domain gửi thư. Khóa công khai sẽ được công bố trên DNS dưới dạng một bản ghi TXT, trong khi khóa còn lại được cấu hình trong mail server của bạn. Nếu mail server của bạn chưa được cấu hình DKIM, email của bạn có thể bị đánh giá là Junk Mail và tự động rơi vào thư mục Spam.

3.5 Nội dung email của bạn bị đánh giá là Spam

Một số email sẽ bị xác định là Junk Mail nếu nội dung chứa các yếu tố sau:

• Các nội dung đe dọa, bắt nạt hoặc quấy rối.
• Sử dụng ngôn từ thù ghét.
• Giả mạo một người khác, không phải chủ sở hữu để gửi mail.
• Các nội dung khiêu dâm.
• Chia sẻ thông tin cá nhân.
• Nội dung bạo lực.
• Nội dung bất hợp pháp.
• Bán hàng hóa theo quy định.
• Sử dụng quá nhiều từ khóa hoặc có quá nhiều liên kết trong nội dung email.

Để tránh việc email của bạn bị xác định là Junk Mail, bạn nên đảm bảo rằng nội dung của email là hợp lý, có giá trị và không chứa các yếu tố gây phiền toái, quấy rối hay lừa đảo. Bạn nên sử dụng các từ khóa phù hợp và giới hạn số lượng liên kết trong email để tránh bị xác định là Spam. 

Ngoài ra, bạn cũng nên sử dụng các công cụ kiểm tra chống Spam để đảm bảo rằng email của bạn sẽ được gửi tới các hộp thư đến của đối tác một cách an toàn và đáng tin cậy.

4. Hướng dẫn cách gửi email không bị đẩy vào thư rác

Bạn đã biết lý do tại sao email bị đẩy vào thư rác (spam mail) và có nhiều nguyên nhân dẫn đến tình trạng này. Dưới đây là một số lưu ý để khắc phục khi email của bạn bị xác định là thư rác:

• Sử dụng địa chỉ website có uy tín: tránh sử dụng địa chỉ website thiếu uy tín như ten_web.com, ten_web.ga,… vì chúng thường bị đánh giá thấp và dễ khiến email bị chuyển vào thư rác.
• Chú ý đến nội dung email: điều chỉnh nội dung, bố cục, bổ sung các thông tin cần thiết để email không bị nhầm là thư rác, tránh việc email chỉ chứa duy nhất một ảnh.
• Không sao chép và dán nội dung từ các trình soạn thảo như Word, Excel,…: sao chép và dán nội dung có thể gây lỗi font, khiến hệ thống nghi ngờ về nội dung của email.
• Sử dụng các đường dẫn trang web nguyên bản: không nên rút gọn đường dẫn, vì điều này khiến hệ thống không thể kiểm tra được trang web liên kết và dẫn đến tình trạng email bị chuyển vào thư rác.
• Kiểm tra mã HTML: nếu mã HTML bị lỗi, hệ thống sẽ không thể kiểm tra được mã nguồn website liên kết, dẫn đến tình trạng không gửi được email.

Tóm lại, đó là những câu trả lời cho thắc mắc “Junk mail là gì?“, và những nguyên nhân và cách khắc phục hiện tượng email bị chuyển vào thư rác. Hy vọng bài viết của Công Ty Quảng Cáo Marketing Online Limoseo đã cung cấp cho bạn thông tin hữu ích. Chúc bạn thành công!