icon-mess
Chat Zalo
(24/7)
zalo

Hướng dẫn cách xử lý khi Google Sheet bị chậm – Limoseo

Google Trang tính là phần mềm hoặc chương trình thiết kế và chỉnh sửa bảng tính. Tuy nhiên, không giống như Excel, Google Sheets chỉ có thể sử dụng bảng tính với lượng thông tin vừa phải hoặc làm việc từ xa bằng nhiều công cụ, chia sẻ và cộng tác, làm việc với số lượng lớn người,… với con người và đôi khi cần xử lý lượng dữ liệu lớn trong cùng một bảng tính. Điều này làm cho tab Google Trang tính tải rất chậm. Vậy có cách nào xử lý việc Google Sheet bị chậm không? Trong bài viết này, công ty Dịch vụ SEO – Thiết kế Website Limoseo sẽ đưa ra lý do tại sao điều này xảy ra và cách tăng tốc bảng tính của bạn.

Hướng dẫn cách xử lý khi Google Sheet bị chậm - Limoseo

1. Các đề xuất để tăng tốc khi Google Sheet bị chậm

Trước hết, bạn nên biết rằng có nhiều yếu tố có thể làm chậm Google Trang tính. Dưới đây vài đề xuất của tôi để xử lý khi Google Trang tính bị chậm:

  • Tìm hiểu về thời điểm Google Trang tính chậm. 
  • Hiểu giới hạn kích thước của Google Trang tính. 
  • Cách tính kích thước tối đa của Google Sheets. 
  • Cách tính tốc độ xử lý của Google Sheets. 
  • Loại bỏ các ô không sử dụng. 
  • Chuyển đổi công thức thành hằng số bất cứ khi nào có thể. 
  • Sử dụng một tài liệu tham khảo trong một phạm vi cụ thể.
  • Loại bỏ các công thức không cố định hoặc quyết định cẩn thận những công thức nào sẽ sử dụng. 
  • Cách sử dụng hàm Vlookup. 
  • Cách sử dụng hàm index kết hợp với hàm match. 
  • Cách sử dụng hàm Query. 
  • Cách sử dụng công thức mảng. 
  • Cách nhập công thức từ các nguồn khác. 
  • Cách sử dụng các tính năng của Google Finance. 
  • Sử dụng mệnh đề IF để kiểm tra trước kết quả. 
  • Sử dụng trình quản lý ô cho các công thức tốn thời gian. 
  • Sử dụng các biểu thức chẳng hạn như Filter, Unique, và Array_Constrains để tạo các bảng hỗ trợ nhỏ hơn. 
  • Tránh tạo chuỗi tính toán dài. 
  • Dữ liệu tham chiếu trong cùng một bảng.
  • Sử dụng các cột hỗ trợ.
  • Chia bảng tính Google Trang tính chậm thành nhiều sổ làm việc nhỏ hơn. 
  • Hãy cẩn thận khi định dạng ô có điều kiện. 
  • Tận dụng chức năng App Script. 
  • Hãy cẩn thận khi sử dụng các biểu thức tùy chỉnh.

Đó là những phát hiện cá nhân của tôi và có tính chủ quan, tuy nhiên dưới đây là những mẹo rất hữu ích nếu bạn đang làm việc với bảng tính trong Google Sheets. Ngay cả khi bạn đang làm việc với một bảng tính nhỏ, bạn cũng có thể gặp vấn đề về tốc độ trong tương lai. Tôi khuyên bạn nên học và làm quen với các phương pháp này ngay từ bây giờ để sử dụng một cách thuận tiện khi cần thiết.

2. Cách kiểm tra xem Google Trang tính có chậm không 

Nếu đang đọc bài viết này, bạn có thể biết một số hoặc tất cả các vấn đề sau. Các phép tính trong Google Trang tính mất nhiều thời gian để trả về kết quả và bạn sẽ thấy thanh tiến trình mỗi khi thực hiện thay đổi đối với bảng tính của mình.

Google Trang tính phản hồi chậm với các lần nhấp và đầu vào. Ví dụ tôi khá chắc chắn rằng tôi đã nhập dữ liệu vào ô, nhưng dữ liệu không xuất hiện trong ô. Ở đây tôi chỉ không muốn hiển thị giá trị sau khi nhập công thức. Google Trang tính đã ngừng phản hồi. Đây là trường hợp xấu nhất và theo kinh nghiệm của tôi, bạn thường không thể khôi phục bảng trừ khi điều này được khắc phục sớm.

Nếu bạn gặp thông báo lỗi và đã chờ đợi vài phút nhưng vẫn không có kết quả, có thể bạn nên thử tắt trang và bắt đầu lại từ thời điểm được tự động lưu, nhưng áp dụng một cách tiếp cận khác. Thường thì lỗi này xảy ra khi máy tính của bạn quá tải và hệ thống làm mát gần như bị quá tải.

3. Những giới hạn trong kích thước của Google Sheets

Khi làm việc với bảng tính Google Sheets lớn, chứa nhiều dữ liệu và công thức, hiệu suất làm việc có thể bị ảnh hưởng. Để hiểu tại sao Google Sheets chạy chậm, ta cần tìm hiểu về giới hạn kích thước của bảng tính Google Sheets. Tổng số ô trên một cửa sổ làm việc hoặc trang tính là 5 triệu. Nếu bạn thực hiện bất kỳ thao tác nào vượt quá giới hạn này, ví dụ như thêm một hàng dữ liệu mới hoặc một trang tính mới, bạn sẽ nhận được thông báo lỗi. Giới hạn tổng số cột là 18.278. Bất kỳ thao tác nào vượt quá giới hạn này cũng sẽ dẫn đến thông báo lỗi. Ngoài ra, độ dài chuỗi tối đa trong một ô là 50.000 ký tự, đủ cho khoảng 500 câu trung bình hoặc khoảng 162 câu miêu tả. Nếu bạn vượt quá giới hạn này, bạn cũng sẽ nhận được thông báo lỗi.

Những giới hạn trong kích thước của Google Sheets

4. Đo kích thước Google Sheets của bạn

Chúng tôi sẽ sử dụng App Script để có thể nhanh chóng thiết kế một công cụ đơn giản để tính toán kích thước của bảng. Trình kiểm tra bảng tính này hiển thị tổng số ô trong một trang tính, số lượng ô chứa dữ liệu và thống kê trang tính riêng lẻ (số mảng, số công thức cố định (luôn cập nhật),…). 

5. Cách tính tốc độ Google Trang tính của bạn 

Để đo “tốc độ” của các phép tính khác nhau, bạn có thể sử dụng tính năng công cụ dành cho nhà phát triển Chrome. Trong cửa sổ trình duyệt của mình, bạn có thể truy cập Bộ công cụ dành cho nhà phát triển bằng cách nhấn Cmd+Option+I đối với Mac hoặc Ctrl+Shift+I đối với PC. Nó cũng có thể được truy cập từ menu View và nhấp Developer.

Trong tab  Performance của Developer Tools, bạn có thể ghi lại tốc độ trang web của mình (trong trường hợp này là Google Trang tính) và đánh dấu vào hộp Ảnh chụp màn hình để xem điều gì hiện đang xảy ra và trong bao lâu.

Để tính tốc độ xử lý của một công thức, bạn có thể chỉ định thời gian bắt đầu thực hiện công thức (ví dụ: được đánh dấu bằng số 1 trong hình này và được đánh dấu bằng dấu thời gian là 3,6 giây). Số 2 hiển thị ảnh chụp màn hình đầu tiên, vì vậy bạn có thể thấy rằng kết quả của công thức chưa được hiển thị. Bạn có thể thấy thời điểm tính toán công thức hoàn tất (hộp màu đỏ, khoảng thời gian là 8,6 giây). Bạn có thể thấy trong ảnh chụp màn hình rằng công thức đã hoàn thành phép tính và ngay lập tức trả về kết quả cho ô. Vì vậy, bạn cũng biết mất bao lâu để xử lý công thức. số 8. 6 giây – 3,6 giây = 5 giây 

Đây là phương pháp dùng để tính tốc độ của các công thức để so sánh. Tôi đã làm điều này nhiều lần ở cùng một nơi vào cùng một thời điểm (vì vậy sự khác biệt về tốc độ wifi là không đáng kể). 

Cách tính tốc độ Google Trang tính của bạn 

6. Chuyển đổi công thức thành hằng số bất cứ khi nào có thể

Sau khi bạn đã sử dụng một số công thức nhất định trong bảng tính của mình, bạn nên chuyển đổi chúng thành giá trị hoặc hằng số bất cứ khi nào có thể, nếu bạn chắc chắn rằng mình sẽ không sử dụng lại chúng. Điều này làm giảm kích thước sổ làm việc tổng thể và cải thiện hiệu suất tổng thể. Đây cũng là cách tốt nhất tôi có thể đề xuất và cũng giúp tránh trường hợp ai đó hoặc thứ gì đó ảnh hưởng đến công thức. Thay đổi công thức thành một giá trị bằng cách sao chép công thức và thực hiện các thao tác sau: Chỉnh sửa và nhấn vào  Dán Đặc biệt. Cuối cùng nhấn vào Dán Giá trị

Chúng tôi khuyên bạn nên học các phím tắt để tiết kiệm thời gian. Đánh dấu công thức bạn muốn chuyển đổi. Sao chép bằng Ctrl+C trên PC hoặc Cmd+C trên máy Mac, sau đó dán dưới dạng giá trị bằng Ctrl+Shift+V trên PC hoặc Cmd+Shift+V trên máy Mac.

Chuyển đổi công thức thành hằng số bất cứ khi nào có thể

7. Loại bỏ các ô không sử dụng

Google Trang tính chạy chậm hơn vì chứa nhiều dữ liệu hơn. Trước khi đi sâu vào lợi ích của việc tối ưu hóa công thức, một trong những điều đầu tiên cần thử là giảm kích thước Google Trang tính của bạn. Trên thực tế, các ô trống làm giảm đáng kể hiệu suất xử lý. Vì vậy, để giảm thiểu số lượng ô mà Google Trang tính lưu trữ trong bộ nhớ, bạn nên xóa chúng bất cứ khi nào có thể.

Tốt nhất, bạn nên xóa nhiều hàng trống bên dưới tập dữ liệu hoặc cột ở bên phải tập dữ liệu. Điều gì xảy ra khi các hàng mới được thêm tự động? Nếu dữ liệu của bạn được nhập tự động bằng Apps Script hoặc công cụ của bên thứ 3 như Supermetrics hoặc Tiller, thì bạn không phải lo lắng vì dữ liệu này sẽ tự động thêm các hàng mới vào bảng tính của bạn khi cần. Tuy nhiên, bạn phải luôn kiểm tra giả thuyết này trên cài đặt hoặc ứng dụng cụ thể của mình để đảm bảo rằng nó thực hiện chính xác những gì các công cụ này yêu cầu. 

Bạn nên giữ một bản sao của công thức “gốc” ở đầu cột dữ liệu trong bảng tính của mình. Điều này cho phép bạn ghi lại cách tính toán được thực hiện và nhanh chóng sử dụng lại chúng nếu cần.

Trong bài viết này, bạn đã tìm hiểu thêm một chút về công cụ Google Trang tính. Cụ thể, chúng tôi đã học được cách để tăng tốc bảng tính của bạn khi Google Sheet bị chậm. Cảm ơn bạn đã đọc. Công ty Dịch vụ SEO – Thiết kế Website Limoseo hy vọng bạn tìm thấy thông tin trong bài viết này hữu ích.

Limoseo - Công ty Dịch vụ SEO & Thiết kế Website
Limoseo – Công ty Dịch vụ SEO & Thiết kế Website
Đánh giá