icon-mess
Chat Zalo
(24/7)
zalo

Google Docs Offline – Cài đặt và sử dụng Docs như thế nào?

Google Docs là chương trình chỉnh sửa tài liệu trực tuyến của Google. Các loại tài liệu bạn có thể tạo bằng công cụ này gồm soạn thảo văn bản hoặc file trình chiếu. Bạn cũng có thể chia sẻ những tài liệu này trực tuyến và thậm chí thực hiện thao tác chỉnh sửa chúng với những người khác. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng Google Docs Offline khi không có Internet. Cùng Công Ty Quảng Cáo Marketing Online Limoseo tìm hiểu qua bài viết sau.

Google Docs Offline - Cài đặt và sử dụng Docs như thế nào?

1. Google Docs là gì?

Microsoft có Word, Excel, PowerPoint và nhiều ứng dụng khác, và Google có Google Docs. Điểm tương đồng giữa các phần mềm này là chúng đều được sử dụng để hỗ trợ cho công việc văn phòng bằng cách lưu trữ và tạo ra các tài liệu phục vụ cho nhiều mục đích khác nhau.

Google Docs bao gồm:

  • Document tích hợp nhiều chức năng soạn thảo văn bản và các định dạng liên quan như font chữ, cỡ chữ, căn lề, dòng… về cơ bản không khác gì Microsoft Word.
  • Spreadsheet gồm các hàng và cột có chức năng thống kê, tính toán và nhiều chức năng kỹ thuật khác. Về cơ bản nó giống như Microsoft Excel. 
  • Presentation tương tự như PowerPoint, cung cấp các chức năng trình chiếu slide và show.
  • Drawing là một công cụ giúp người dùng tạo biểu đồ hoặc các đường vẽ cơ bản.
  • Form cho phép tạo ra các bảng mẫu để sử dụng cho việc khảo sát hoặc bỏ phiếu.

Google cho phép truy cập miễn phí vào Google Docs trực tiếp từ mạng Internet thông qua tài khoản Google của bạn. Bạn có thể chia sẻ thông tin và cho phép nhiều người xem hoặc chỉnh sửa. Đây là một công cụ hữu ích khi làm việc nhóm. 

Để tạo hoặc chỉnh sửa Google Documents, hãy truy cập địa chỉ trang web dưới đây: https://docs.google.com/document/u/0/

Khi bạn tạo hoặc chỉnh sửa tài liệu trong Google Docs, bạn cần kết nối Internet để lưu thông tin của bạn vào máy tính. Tuy nhiên, nếu không thể truy cập Internet trong quá trình làm việc, bạn có thể sử dụng Google Doc offline với một số mẹo.

2. Hướng dẫn sử dụng Google Docs Offline

Nếu muốn sử dụng Offline Google Docs, bạn cần bật tính năng này trong Google Drive hoặc Google Docs.

2.1. Kích hoạt Google Docs trong Google Drive

Bạn có thể truy cập Google Drive từ đường link sau: https://drive.google.com/drive/u/0/my-drive

Sau khi truy cập trang web, hãy làm theo các hướng dẫn đơn giản sau:

Bước 1: Nhấn vào biểu tượng bánh răng Setting, sau đó chọn Cài đặt trong danh sách vừa xuất hiện.

Kích hoạt Google Docs trong Google Drive - Bước 1

Bước 2: Bảng cài đặt sẽ hiện ra. Mở tab Cài đặt chung rồi tìm phần Ngoại tuyến trong tab đó.

Kích hoạt Google Docs trong Google Drive - Bước 2

Ngay bên cạnh, bạn sẽ thấy phần giải chức năng: Tạo, mở và chỉnh sửa Google Tài liệu, Trang tính và Trang trình bày của bạn trên thiết bị này khi ở chế độ sử dụng ngoại tuyến. 

Bước 3: Nhấn vào Xong để xác nhận các thiết lập trên. Khi đó bạn sẽ thấy thông báo Đang thiết lập chế độ ngoại tuyến ở góc trái giao diện Google Drive. Sau khi hoàn tất cài đặt, bạn sẽ có thể sử dụng tính năng Google Docs Offline.

2.2. Kích hoạt Google Docs trong Google Docs

Để kích hoạt tính năng Google Docs Offline trong trang Google Docs, hãy truy cập trang web sau: https://docs.google.com/document/

Bước 1: Click vào biểu tượng menu chính ở góc trên bên trái giao diện website.

Kích hoạt Google Docs trong Google Docs - Bước 1

Bước 2: Ngay sau đó sẽ xuất hiện một danh sách, bạn hãy chọn dòng Cài đặt từ danh sách tùy chọn này.

Kích hoạt Google Docs trong Google Docs - Bước 2

Bước 3: Trên màn hình sẽ xuất hiện bảng cài đặt.

Ở đó, bạn sẽ thấy một mục có tên là Ngoại tuyến và một tiêu đề phụ: Tạo, mở và chỉnh sửa các tệp Google Docs gần đây của bạn trên thiết bị này khi ngoại tuyến. Bạn cần nhấp mở tính năng này bằng cách nhấp vào công tắc bên cạnh để chuyển sang màu xanh.

Sau đó nhấn OK để xác nhận các thiết lập. Như vậy, bạn đã có thể kích hoạt tính năng Offline Google Docs trong tài khoản Google của mình.

Kích hoạt Google Docs trong Google Docs - Bước 3

3. Sử dụng Google Docs Offline như thế nào?

Nếu bạn truy cập vào đường link https://docs.google.com/document/ để xem tài liệu trong trạng thái Offline. Bạn vẫn sẽ thấy danh sách các tài liệu, nhưng không phải tất cả các tài liệu sẽ hiển thị.

Tài liệu màu xám có nghĩa là bạn không thể xem khi đang offline. Nếu tài liệu hiển thị, bạn có thể tùy chỉnh các thuộc tính của nó bằng cách nhấp vào biểu tượng ba dấu chấm thẳng bên cạnh danh mục và nhấp vào nút “Có thể sử dụng ngoại tuyến” để bật một tính năng cụ thể cho tài liệu đó.

Điều này đảm bảo rằng tài liệu sẽ xuất hiện trong danh sách các tài liệu có sẵn vào lần tới khi bạn ngoại tuyến. Khi được kích hoạt, biểu tượng v có dấu gạch dưới và hình tròn bên ngoài sẽ xuất hiện bên cạnh tên tài liệu, như trong hình bên dưới.

Sử dụng Google Docs Offline như thế nào

Ngoài ra, nếu bạn nhấp mở tài liệu trong Google Docs, bạn sẽ thấy biểu tượng tia chớp bên cạnh tên tài liệu. Tài liệu có thể nhìn thấy là tài liệu mới được mở hoặc thêm vào trong 24 giờ qua. Nếu nó nằm trong danh mục “Sớm hơn”, điều đó có nghĩa là bạn không thể xem ngoại tuyến. 

Cảm ơn bạn đã đọc bài viết của Công Ty Quảng Cáo Marketing Online Limoseo. Chúng tôi hy vọng bài viết này đã cung cấp đủ các bước để bạn có thể cài đặt và sử dụng Google Docs Offline một cách thuận lợi. Hẹn gặp lại các bạn với những bài viết khác thú vị hơn.

Limoseo - Công ty Dịch vụ SEO & Thiết kế Website
Limoseo – Công ty Dịch vụ SEO & Thiết kế Website
Đánh giá