icon-mess
Chat Zalo
(24/7)
zalo

Cấp quyền chỉnh sửa trang tính trên Google Sheets chi tiết

Google Sheets (Google trang tính) là một ứng dụng hỗ trợ làm việc với bảng tính và trang tính của Google, tương tự như Microsoft Excel. Tuy nhiên, Google Sheets mang lại sự tiện lợi hơn khi cho phép người dùng sử dụng trực tuyến mà không cần cài đặt phần mềm và chia sẻ dữ liệu để cùng làm việc trên cùng một bảng tính. Tuy nhiên, việc chia sẻ dữ liệu để cùng làm việc trên bảng tính có thể gây ra những thay đổi không mong muốn hoặc mất mát dữ liệu. Do đó, việc cấp quyền chỉnh sửa trang tính là rất quan trọng để bảo vệ tính toàn vẹn của trang tính. Trong bài viết này, Công ty Dịch vụ SEO – Thiết kế Website Limoseo sẽ hướng dẫn cách thiết lập quyền chỉnh sửa trên Google Sheets giúp bảo vệ bảng tính của bạn.

1. Cấp quyền chỉnh sửa trang tính cho cả tệp Google Sheets

1.1 Cách thiết lập quyền chỉnh sửa bảng tính cho 1 tài khoản

Để cấp quyền chỉnh sửa trang tính cho một tài khoản trên Google Sheets, bạn có thể thực hiện các bước sau:

  1. Mở hộp thoại thiết lập quyền chỉnh sửa bảng tính:
  • Nếu bảng tính đang được mở: Nhấp vào nút “Share/Chia sẻ” ở góc trên cùng bên phải của bảng tính.
  • Nếu bảng tính đang không mở: Nhấp chuột phải vào biểu tượng của tệp, sau đó chọn “Chia sẻ”.
  1. Cấp quyền chỉnh sửa bảng tính:
  • Đặt tên cho bảng tính (nếu chưa được đặt tên).
  • Nhập tên tài khoản muốn chia sẻ vào ô “People/Thêm người và nhóm”.
  • Nhấp vào ô “Người chỉnh sửa” để thay đổi quyền của người được phân quyền.
  • Chọn “Gửi” để hoàn tất thao tác.

Lưu ý: Người được phân quyền chỉnh sửa bảng tính có quyền chỉnh sửa nội dung trong tệp y hệt chủ sở hữu của tệp, có thể thêm bớt dữ liệu và sửa đổi nội dung trong tệp. Người nhận xét chỉ có quyền góp ý, bình luận vào tệp thông qua chức năng “Comment” trong Google Sheets, tuy nhiên, họ không được phép chỉnh sửa nội dung trong tệp. Người xem chỉ có quyền xem nội dung mà không thể bình luận hoặc chỉnh sửa nội dung gì trong tệp.

Ngoài ra, bạn cũng có thể thêm nhiều tài khoản khác để cùng làm việc trên cùng một tệp bằng cách thực hiện các bước tương tự.

1.2 Cách thay đổi quyền của tài khoản đã được cấp quyền chỉnh sửa trang tính trong Google Sheets

Để thay đổi quyền của tài khoản đã được phân quyền chỉnh sửa bảng tính trong Google Sheets, bạn có thể thực hiện các bước sau:

  1. Mở hộp thoại “Share with others/ Chia sẻ với mọi người và nhóm”: Nhấp vào nút “Share/ Chia sẻ” ở góc trên cùng bên phải của bảng tính.
  2. Khi hộp thoại mở ra, tìm tài khoản cần thay đổi quyền và nhấp vào ô phân quyền ở bên cạnh tên tài khoản đó.
  3. Tại đây, bạn có thể lựa chọn các quyền cho tài khoản được phân quyền, bao gồm quyền “chỉnh sửa”, “xem” hoặc “bình luận”. Bạn cũng có thể lựa chọn là “Đặt làm chủ sở hữu” để tài khoản đó trở thành chủ sở hữu của bảng tính, hoặc “Xóa bỏ” để bỏ quyền chỉnh sửa bảng tính của tài khoản đó.
  4. Sau khi hoàn thành việc lựa chọn quyền, nhấp vào nút “Lưu” để lưu các thay đổi.

2. Cấp quyền chỉnh sửa trang tính cho 1 trang tính (sheet) trong tệp

2.1 Các bước thiết lập bảo vệ trang tính

Để thiết lập bảo vệ trang tính trên Google Sheets, bạn có thể làm theo các bước sau:

Bước 1: Nhấp chuột phải vào tên trang tính muốn bảo vệ và chọn Protect Sheet/Bảo vệ trang tính.

Bước 2: Chọn phạm vi cần bảo vệ trong trang tính. Hộp thoại thiết lập phạm vi bảo vệ trang tính sẽ hiện ra. Tại đây, bạn có thể nhập mô tả để cảnh báo cho người dùng khi có người không được phân quyền thực hiện thao tác trên trang tính này.

Bước 3: Lựa chọn dải ô (range) hoặc trang tính (sheet) mà bạn muốn bảo vệ. Nếu bạn chọn dải ô, hãy chọn phạm vi cụ thể bằng cách nhập địa chỉ của các ô trong trang tính. Nếu bạn muốn bảo vệ toàn bộ trang tính, hãy chọn tùy chọn Sheet.

Bước 4: Nhấp chọn vào nút Đặt quyền (Set Permissions) để thiết lập các quyền chỉnh sửa bảng tính. Một hộp thoại mới sẽ hiện ra, cho phép bạn giới hạn người dùng được phép chỉnh sửa trang tính. Bạn có thể chọn hiển thị cảnh báo khi chỉnh sửa phạm vi, hoặc giới hạn người có thể chỉnh sửa trang tính.

Bước 5: Sau khi hoàn tất các thiết lập bảo vệ trang tính, bên cạnh tên trang tính sẽ xuất hiện biểu tượng ổ khóa để chỉ ra rằng trang tính đã được bảo vệ.

2.2 Cách bỏ chế độ bảo vệ trang tính

Để bỏ chế độ bảo vệ trang tính, bạn có thể thực hiện theo các bước sau đây:

  1. Nhấp chuột phải vào trang tính đang được bảo vệ, chọn “Bảo vệ trang tính” và chọn “Đặt quyền”.
  2. Lúc này, Google Sheets sẽ hiển thị thông báo trang tính này đã được bảo vệ, bạn nhấn “OK” để tiếp tục.
  3. Nhấp chọn vào tên trang tính có biểu tượng ổ khóa.
  4. Nhấp vào biểu tượng “Thùng rác” bên cạnh ô mô tả, sau đó nhấp “Xóa” ở hộp thoại xác nhận.
  5. Vậy là trang tính của bạn đã được gỡ bỏ chức năng bảo vệ trang tính. Lúc này, những người được phân quyền có thể xem và có quyền chỉnh sửa bảng tính như bình thường.

Trong bài viết này, chúng tôi đã hướng dẫn bạn cách cấp quyền chỉnh sửa trang tính để bảo vệ bảng tính của mình khi chia sẻ cho những người khác. Bên cạnh đó, Công ty Dịch vụ SEO – Thiết kế Website Limoseo cũng hướng dẫn bạn cách bỏ chức năng bảo vệ trang tính khi không cần thiết nữa. Chúc bạn thành công trong việc sử dụng Google Sheets!

Limoseo - Công ty Dịch vụ SEO & Thiết kế Website
Limoseo – Công ty Dịch vụ SEO & Thiết kế Website
Đánh giá