Cách khắc phục lỗi bộ lọc trong Excel chi tiết – Limoseo

Khi sử dụng bộ lọc có sẵn trong Excel để lọc dữ liệu, người dùng thường nghĩ rằng bộ lọc đó lọc ra những dữ liệu xấu, dữ liệu thiếu, dữ liệu không hợp lệ. Chính vì vậy trong bài viết này Công Ty Quảng Cáo Marketing Online Limoseo sẽ cùng các bạn tìm hiểu tại sao bộ lọc bị sai và cách khắc phục lỗi bộ lọc trong excel nhé!

1. Lỗi bộ lọc Excel là gì? Nguyên nhân của lỗi

Lỗi bộ lọc trong Excel có thể khiến dữ liệu bị lọc sai hoặc không lọc được hết dữ liệu trong một cột dữ liệu. Điều này về sau có thể ảnh hưởng lớn đến quá trình làm việc hoặc kết quả công việc nếu không được khắc phục kịp thời. Nguyên nhân khiến bộ lọc trong bảng tính Excel không hoạt động hoặc bộ lọc bị bỏ qua có thể là: 

• Dữ liệu được nhập hoặc thêm gần đây không được chọn từ phạm vi ô dữ liệu có thể lọc. 
• Các ô trống được chọn từ vùng dữ liệu để tạo bộ lọc. 
• Các ô được hợp nhất bằng lệnh Merge & Center. 
• Có thể xảy ra trường hợp dữ liệu bị mất một phần do chức năng Group của Excel. 

2. Cách khắc phục lỗi bộ lọc trong excel

2.1. Cách khắc phục lỗi không filter trong excel bằng chọn toàn bộ cột làm bộ lọc

Nếu bạn muốn biết dữ liệu nằm trong cột bao lâu thì thao tác chọn toàn bộ cột như sau vừa giúp bạn chọn hết dữ liệu không bỏ qua vừa đảm bảo bộ lọc không bị sai khi lọc.

Các bước thực hiện theo cách khắc phục lỗi bộ lọc trong excel như sau:

• Bước 1: Nhấp vào chữ cái ở đầu cột để chọn toàn bộ cột > chọn tab Dữ liệu > chuyển đến phần Sắp xếp và lọc > Chọn bộ lọc để áp dụng bộ lọc cho tất cả dữ liệu trong cột đã chọn.
• Bước 2: Nhấp vào nút mũi tên bộ lọc > Tất cả dữ liệu ô sẽ được hiển thị trong bảng hiển thị.
• Bước 3: Bằng cách này, bộ lọc chứa các ô trống có thể khiến dữ liệu của bạn bị hỏng. Để loại bỏ các ô này, bạn xóa ô trống và nhấn OK như hình bên dưới. 
• Bước 4: Tạo bộ lọc thành công.

2.2. Cách khắc phục lỗi không filter trong excel bằng Xóa các ô trống khỏi các cột của trang tính

Các ô trống nằm rải rác trong dữ liệu của bạn cũng có thể khiến bộ lọc không chính xác. Loại bỏ chúng cũng có thể sửa bộ lọc sai.

Lưu ý: Kiểm tra xem có dữ liệu nào trong cùng hàng với ô trống không, ô trống có liên quan đến công thức hoặc chuỗi báo cáo hay không. Nếu vậy, đừng xóa các ô trống. Loại bỏ các ô trống:

• Bước 1: Xác định ô trống muốn xóa > click chuột phải vào ô trống > chọn Delete.
• Bước 2. Trong hộp thoại xuất hiện, chọn hướng mà dữ liệu bên dưới hoặc bên trên sẽ thay thế ô trống.
• Trong đó:
  • Shift cells up: Xóa và di chuyển các ô lên sau ô đã xóa. 
  • Shift cells left: Xóa và di chuyển các ô sau ô đã xóa sang trái.
• Bước 3: Các ô trống đã được xóa khỏi bộ lọc. 

2.3. Cách khắc phục lỗi không filter trong excel bằng Ungroup bảng tính (sheet)

Các tùy chọn bộ lọc sẽ chuyển sang màu xám khi nhóm hai hoặc nhiều trang tính lại với nhau. Do đó, bạn không thể lọc dữ liệu trong nhóm trang tính này.

Cách tách hai trang tính như sau:

• Bấm chuột phải vào các trang tính được nhóm ở cuối Excel > Chọn Ungroup sheets.

2.4. Sử dụng tính năng Unprotect

Ngoài ra, nếu bảng tính được bảo vệ, bạn không thể lọc dữ liệu hoặc thực hiện các thao tác trên bảng tính. Tạo bộ lọc bằng cách mở trang.

Các bước thực hiện như sau:

• Chuyển đến trang Protect > Nhấn vào tab Review > Chọn Unprotect Sheet.

Lưu ý: nếu trang Unproect yêu cầu mật khẩu, hãy nhập mật khẩu vào cửa sổ đăng nhập hiện ra > Nhấn OK để mở trang người dùng.

2.5. Cách khắc phục lỗi không filter trong excel bằng cách hợp nhất các ô của trang tính

Ngoài ra, các ô được hợp nhất bằng lệnh  & Center cũng có thể gây ra lỗi bộ lọc sai, điều đó có nghĩa là việc lọc có thể không được phép hoàn thành dữ liệu ngay cả khi tất cả dữ liệu bộ lọc được chọn.

Tìm và loại bỏ các ô đã hợp nhất như sau.

• Bước 1: Nhấn Ctrl + F để mở cửa sổ Find and Replace > Select Option > Select Format.
• Bước 2 Chọn tab Alignment > Đến phần Text Control > chọn Merge Cells > Nhấn OK.
• Bước 3 Nhấp vào Find All > Find & Replace , thao tác này sẽ hiển thị tất cả các tham chiếu ô có các ô được liên kết ở cuối hộp thoại. 
• Bước 4: Chỉ cần nhấp vào tham chiếu ô được liệt kê trong Find & Replace > Chọn tab Home > nhấp vào nút Unmerge Cells để hủy hợp nhất các ô.

2.6. Khởi tạo bộ lọc mới

Nếu dữ liệu trong bảng tính Excel không thể sử dụng bộ lọc, hãy thử các bước sau để thiết lập bộ lọc mới.

• Bước 1 Chọn tab Data > nhấn nút Filter trong phần Sorting and Filtering để loại bỏ các bộ lọc đã tạo trong bảng tính Excel.
• Bước 2 Chọn dãy cột chứa tất cả dữ liệu bằng cách kéo con trỏ chuột đến cuối dữ liệu trong cột cần lọc.
• Bước 3: Chọn lại thẻ Data > nhấn nút Filter để tạo bộ lọc mới cho dữ liệu vừa chọn. 
• Bước 4: Kiểm tra lại thông tin bộ lọc.

Và với những cách khắc phục lỗi bộ lọc trong excel, bạn có thể sửa lỗi bộ lọc trong Excel rất dễ dàng và hiệu quả. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào về điều này, hãy để lại nhận xét bên dưới. Công Ty Quảng Cáo Marketing Online Limoseo hy vọng bạn tìm thấy bài viết hữu ích.