Tình trạng giao hàng không thành công là kết quả mà bất kỳ ai cũng muốn tránh. Tuy nhiên, trong thực tế, tỷ lệ giao không thành công VNPost luôn tồn tại, đặc biệt khi đối mặt với các đơn hàng không đảm bảo. Mỗi tình huống như vậy đều đòi hỏi cách xử lý riêng biệt. Vậy khi gặp các vấn đề này thì cách xử lý khi phát không thành công VNPost như thế nào? Hãy cùng Công Ty Quảng Cáo Marketing Online Limoseo tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé.
MỤC LỤC
1. Phát không thành công VNPost là sao?
Phát không thành công VNPost là tình trạng giao hàng không thành công đề cập đến việc các đơn hàng đã được VNPost chuyển phát đến người nhận nhưng lại không thành công, dẫn đến việc đơn hàng có thể phải trở về người gửi và tạo ra những tổn thất đáng kể cho tất cả các bên liên quan.
2. Các nguyên nhân khiến phát không thành công VNPost
2.1 Nguyên nhân chủ quan
Do yếu tố dịch bệnh, thiên tai, địa hình khắc nghiệt,… đây là những yếu tố không thể kiểm soát. Trong thực tế, chúng ta không thể dự đoán trước được tình hình trong tương lai hoặc điều kiện địa lý tại khu vực đích đến.
Ví dụ, trong năm 2021, không chỉ Việt Nam mà cả thế giới đều chịu ảnh hưởng của đại dịch. Sự hạn chế về việc di chuyển dẫn đến trở ngại trong việc giao hàng, hoặc một số khu vực bị cấm vận khiến việc chuyển phát không thể thực hiện. Do đó, yếu tố về thực tế luôn mang tính không thể đoán trước.
2.2 Nguyên nhân khách quan
Địa chỉ giao hàng không rõ ràng, khách hàng từ chối nhận hàng,… những yếu tố liên quan đến người tham gia luôn gây ra nhiều trở ngại đối với các chủ cửa hàng. Nếu bưu cục có thể liên lạc với cửa hàng để xác minh thông tin, khả năng giao hàng thành công sẽ tăng cao. Tuy nhiên, một số trường hợp, những người giao hàng chỉ tuân theo thông tin trên phiếu giao nhận mà không liên hệ trực tiếp với cửa hàng.
Có rất nhiều lý do dẫn đến giao hàng thất bại:
- Không thể liên hệ được với người nhận sau nhiều lần cố gắng
- Liên lạc được nhưng khi đến giao hàng, người mua không có mặt hoặc đang vắng nhà.
- Người nhận hẹn lịch giao hàng lại (nhiều lần)
- Người nhận từ chối nhận hàng (hàng không đúng mô tả, sai màu sắc, kích thước…)
- Thông tin người nhận không chính xác (địa chỉ, số điện thoại…), và còn nhiều lý do khác.
Theo số liệu thống kê của chúng tôi, bạn có thể giảm tới 30% tổng số đơn hoàn nếu bạn có khả năng theo dõi và xử lý kịp thời các trường hợp giao hàng không thành công.
3. Cách xử lý khi phát không thành công VNPost
3.1 Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống và theo dõi đơn hàng phát không thành công trong mục Hoàn trả.
Tại đây, bạn có thể kiểm tra trạng thái của các đơn hàng phát không thành công ở các trạng thái như đang chờ xử lý (Opening), đang chờ phát lại (Reshipping), đang hoàn trả (Returning), đã phát lại thành công (Received), cần xử lý đặc biệt (Exception), đã chuyển về (Restocked) và đã hủy (Disposed).
Để xem chi tiết về đơn hàng, bạn có thể nhấp vào Mã đơn hàng để xem trực tiếp.
Để chọn phương án xử lý cho các đơn hàng hoàn, bạn có thể nhấp vào Mã RMA hoặc Xác nhận.
3.2 Bước 2: Chọn phương án xử lý cho các đơn hàng hoàn
Để lựa chọn cách xử lý đơn hàng hoàn, bạn có thể nhấp vào Mã RMA hoặc Xác nhận. Hệ thống Boxme hỗ trợ 3 phương án để xử lý đơn hàng hoàn, gồm “Yêu cầu phát lại”, “Xác nhận hoàn hàng” và “Tiêu hủy”.
- Phương án 1: Yêu cầu phát lại
Trong nhiều trường hợp, thông tin của người mua có thể thay đổi nhưng không được cập nhật kịp thời hoặc không tự động cập nhật lên hệ thống. Trước khi yêu cầu gửi lại, bạn nên kiểm tra lại thông tin người nhận hoặc cân nhắc gửi đến người nhận khác để tránh phải trả phí hoàn trả.
- Phương án 2: Xác nhận hoàn hàng
Khi chọn phương án này, bạn có thể lựa chọn/ xác nhận lại địa chỉ hoàn hàng. Lưu ý: Nếu bạn muốn thay đổi địa chỉ hoàn hàng trong phần này, bạn cần thêm địa chỉ kho hàng (địa chỉ lấy hàng). Phí hoàn hàng sẽ là 1/2 phí vận chuyển của đơn hàng.
- Phương án 3: Tiêu hủy
Đối với một số mặt hàng, khách hàng có thể yêu cầu hủy tại bưu cục phát chứ không cần phải hoàn trả về kho. Điều này giúp tránh mất phí hoàn trả. Sau khi bạn xác nhận hủy, bưu điện sẽ liên hệ lại với bạn để xác nhận và tiếp tục xử lý với hãng vận chuyển trong trường hợp xác nhận hủy.
Việc yêu cầu hủy được thực hiện theo yêu cầu của khách hàng, bạn có thể liên hệ với bộ phận chăm sóc khách hàng để được hỗ trợ mở chức năng này.
Trong trường hợp khách hàng không chọn phương án xử lý, Boxme sẽ tự động xử lý đơn hàng hoàn trả về của khách hàng (với phí hoàn trả là 1/2 phí vận chuyển) khi hết thời hạn xử lý. Thời hạn xử lý từ lúc giao hàng không thành công là tối đa 2 ngày làm việc tính từ thời điểm phát sinh (đơn trong trạng thái Opening).
4. Cách xử lý của VNPost khi phát không thành công
4.1 Phát Lại:
Theo quy định chung của bưu cục, khi việc phát hàng không thành công, bưu tá sẽ tiến hành phát lại đến 3 lần. Trong trường hợp không liên hệ được với người nhận sau số lần này, thì thủ tục hoàn trả sẽ được thực hiện.
4.2 Chuyển Hoàn:
Sau khi đã thực hiện phát lại không thành công tới 3 lần, bưu tá sẽ giao hàng cho bưu cục nhận hàng để thực hiện việc hoàn trả đến người gửi. Người gửi có thể chọn thời gian hoàn trả tùy theo mong muốn: sau 2 lần phát, sau 3 lần không thành công, hoặc sau khoảng thời gian tối đa bưu cục lưu kho,…
4.3 Cách xử lý cụ thể có thể thay đổi dựa trên từng dịch vụ cụ thể.
- Đối với dịch vụ chuyển phát thông thường: Khi phát không thành công VNPost, bưu tá phải ghi rõ lý do không giao mỗi lần. Nếu thời gian lưu kho đã qua mà vẫn không thể phát thành công, thì bưu cục sẽ hoàn trả về bưu cục nhận ban đầu để tiến hành các bước xử lý kế tiếp.
- Dịch vụ chuyển phát bưu chính ủy thác: Trong trường hợp này có hai tùy chọn: phát tận nơi đến địa chỉ người nhận hoặc thông báo người nhận đến bưu cục để nhận hàng. Đối với cả hai trường hợp này, nếu việc phát không thành công, thủ tục hoàn trả hoặc huỷ sẽ được thực hiện tùy theo dịch vụ cụ thể và sự lựa chọn của khách hàng.
- Dịch vụ thu hộ COD (thường được sử dụng cho các cửa hàng bán hàng): Đối với loại hình này, bởi vì có tính bảo đảm, bưu cục sẽ có chính sách ưu đãi và hỗ trợ cho các cửa hàng khi hàng hoàn trả do nguyên nhân khách quan. Hàng sẽ được gửi lại bưu cục để kiểm tra và thực hiện thủ tục hoàn trả địa chỉ gốc của cửa hàng. Phí hoàn trả có thể được giảm đi 50-100% chi phí ban đầu.
Ngoài các nguyên nhân trên, việc phát không thành công VNPost còn có thể do mất hoặc hỏng hàng. Nguyên nhân bao gồm việc kiểm kê tại bưu cục nhận, vận chuyển gặp sự cố như rơi rớt hoặc thất lạc, giao sai địa chỉ,… Mặc dù tỷ lệ này thấp nhưng không phải không thể xảy ra.
Khi hàng hóa bị hỏng hoặc mất, bưu cục sẽ chịu trách nhiệm đền bù theo giá trị và điều khoản trong hợp đồng, tuân theo quy định chung. Người gửi cũng cần cung cấp bằng chứng để chứng minh tình trạng hỏng/mất của hàng hóa khi gửi đi.
Trên đây Công Ty Quảng Cáo Marketing Online Limoseo đã giúp bạn tìm hiểu về vấn đề phát không thành công VNPost. Hy vọng rằng nội dung này sẽ hữu ích với bạn. Chân thành cảm ơn đã theo dõi, hẹn gặp lại trong các bài viết sau!
