Email tự động là gì? Các bước triển khai email tự động hóa

Trong thời đại hiện đại, Email tự động là một công cụ phổ biến để gửi thư điện tử hàng loạt với nội dung giống nhau đến nhiều người cùng lúc. Đây là một phương pháp gửi thư được áp dụng rộng rãi trong mọi tổ chức, doanh nghiệp. Để giúp người đọc hiểu rõ hơn về email tự động, Công Ty Quảng Cáo Marketing Online Limoseo cung cấp thông tin chi tiết về email tự động là gì và cách sử dụng công cụ này trong bài viết dưới đây.

1. Email tự động là gì?

Email tự động là gì? Email tự động là một loại email được lập trình sẵn để tự động trả lời khách hàng. Các email này sẽ được gửi khi khách hàng thực hiện một hành động cụ thể trên trang web hoặc các kênh khác được liên kết với hộp thư. Loại hình này được sử dụng để gửi thư hàng loạt, điều mà hình thức gửi thư truyền thống không thể đáp ứng được. Email tự động có khả năng gửi một lượng lớn email chỉ trong thời gian rất ngắn. 

Các nội dung email tự động được thiết lập trước đó và có thể là các email chào mừng khách hàng mới, giới thiệu sản phẩm, chăm sóc khách hàng, cung cấp ưu đãi cho khách hàng thân thiết… Các nội dung, hình thức và thời gian gửi email tự động được thiết lập khác nhau tùy thuộc vào đối tượng khách hàng và mục đích kinh doanh của doanh nghiệp.

2. Lợi ích khi thực hiện email tự động

Email tự động mang lại rất nhiều lợi ích. Nó giúp tiết kiệm thời gian và chi phí đồng thời tăng hiệu suất làm việc. Những lợi ích đó được trình bày cụ thể như sau:

• Cải thiện năng suất: Gửi email thủ công tốn rất nhiều thời gian và công sức, trong khi gửi email tự động giúp doanh nghiệp cải thiện năng suất nhân viên vì họ không phải mất thời gian gửi email hàng loạt.
• Tăng tỷ lệ giữ chân khách hàng: Email tự động giúp tương tác với khách hàng dựa trên các kịch bản có sẵn. Chương trình sẽ tự động phân tích hành vi của khách hàng và lựa chọn mẫu, chỉnh sửa thông tin và nội dung phù hợp để gửi email tương tác. Hệ thống có thể tương tác với khách hàng bằng cách giới thiệu các sản phẩm mới, gửi tin về chương trình tri ân, khuyến mãi, tặng voucher…
• Mở rộng chiến lược tiếp thị: Email tự động giúp doanh nghiệp tiếp cận khách hàng một cách hiệu quả. Chỉ cần khách hàng đăng ký danh sách nhận email, hệ thống sẽ tự động tương tác với họ. Điều này giúp doanh nghiệp có thể mở rộng chiến lược tiếp thị đến nhiều đối tượng khách hàng hơn.
• Tùy chỉnh trải nghiệm cá nhân: Theo nghiên cứu, hơn 90% khách hàng được thu hút bởi những email được tùy chỉnh cá nhân hóa vì nó khiến họ cảm thấy được quan tâm. Họ thường có xu hướng trả lời hoặc tiến hành các chuyển đổi sau khi nhận được những email này. Đây cũng là lý do khiến email tự động được sử dụng nhiều trong email marketing.

3. Các bước triển khai email tự động

Để triển khai email tự động, bạn cần thực hiện 4 bước cơ bản như sau.

• Bước 1: Xác định mục tiêu: Đầu tiên, xác định mục tiêu triển khai email tự động để xây dựng nội dung, kịch bản, số lượng và kế hoạch gửi email phù hợp.
• Bước 2: Thu thập dữ liệu: Thu thập dữ liệu về khách hàng để gửi email chào mừng, chúc mừng, giới thiệu sản phẩm,… mang tính cá nhân hóa cao.
• Bước 3: Tạo Email tự động: Tạo email tự động với các phần mềm hỗ trợ hoặc tìm đến các nhà cung cấp uy tín.
• Bước 4: Đo lường kết quả: Đo lường kết quả bằng cách theo dõi những kết quả thống kê để chỉnh sửa nội dung, tần suất gửi email nếu cần thiết.

4. Cách làm email tự động hiệu quả

Email tự động là một công cụ tiếp thị hiệu quả giúp giữ liên lạc với khách hàng và tăng chuyển đổi. Tuy nhiên, để đạt được hiệu quả cao, nội dung email cần được cập nhật thường xuyên để phù hợp với từng đối tượng khách hàng và thời điểm. Sau đây là một số cách để tạo email tự động hiệu quả:

• Thu thập thông tin từ khách hàng: Thu thập thông tin từ câu trả lời của khách hàng giúp bạn hiểu rõ hơn về nhu cầu và thị hiếu của họ. Dựa trên thông tin này, bạn có thể lên kế hoạch, định hướng nội dung và kịch bản cho email tự động và chiến lược marketing sau này.
• Sử dụng chiến dịch giảm giá: Đưa ra thông tin về các chiến dịch giảm giá qua email tự động có thể tăng tỉ lệ mua hàng. Tuy nhiên, cần tránh lạm dụng chiến dịch giảm giá để tránh khi không có mã giảm giá, khách hàng lập tức chọn sản phẩm của đối thủ.
• Tạo chiến dịch nhỏ giọt: Tạo các chiến dịch nhỏ giọt để tương tác thường xuyên, liên tục với khách hàng. Những email nhắc nhở về doanh nghiệp và sản phẩm sẽ giúp khách hàng nhớ đến bạn và tăng khả năng mua hàng trong tương lai.
• Cân nhắc thời gian gửi email: Thời gian gửi email là yếu tố quan trọng để tăng tỉ lệ mở và đọc email. Nên chọn thời gian phù hợp để gửi email tự động, tránh gửi email vào giờ cao điểm hoặc vào những ngày nghỉ lễ.
• Cập nhật nội dung định kỳ: Cập nhật nội dung email định kỳ để luôn giữ liên lạc với khách hàng. Điều này giúp họ cảm thấy được quan tâm và tăng khả năng mua hàng trong tương lai.

Với những cách trên, bạn có thể tạo ra các chiến dịch email tự động hiệu quả để tương tác với khách hàng và tăng doanh số bán hàng.

Email tự động hỗ trợ tối đa cho các tổ chức, doanh nghiệp, đặc biệt trong các chiến dịch email marketing. Với các thông tin về email tự động là gì, cách triển khai và sử dụng email tự động hiệu quả ở trên, Công Ty Quảng Cáo Marketing Online Limoseo hy vọng bạn sẽ có những trải nghiệm tốt với công nghệ này.