Gmail là một trong những dịch vụ email phổ biến và quan trọng nhất trên thị trường. Ứng dụng cung cấp nhiều tính năng đặc biệt và cho phép tạo tài khoản Gmail hoàn toàn miễn phí nhờ Google. Sau một khoảng thời gian nhất định, số lượng thư trong Gmail của bạn sẽ tăng lên gây khó khăn cho việc quản lý thư gửi đến. Do đó nhiều bạn muốn tìm cách tạo thư mục trong gmail. Trong bài viết này, Công Ty Quảng Cáo Marketing Online Limoseo sẽ chỉ cho bạn biết làm gì để sắp xếp và phân loại thư của bạn.
MỤC LỤC
1. Bạn có thể tạo thư mục trong Gmail không?
Về mặt chính thức, chưa có cách tạo thư mục trong gmail bởi phần mềm này vẫn chưa cho phép bạn tạo thư mục, nhưng Gmail cung cấp cho bạn một tính năng khác. Hoạt động giống như tạo thư mục: Label-Nhãn. Tạo “nhãn” cho nhóm email cũng giống như tạo một thư mục trên máy tính vậy. Bạn có thể đã lưu email trong các thư mục khác nhau. Trong Gmail, bạn có thể phân loại các loại email khác nhau theo nhãn. Các nhãn giống như các thư mục, nhưng có một điểm khác biệt: bạn có thể thêm nhiều nhãn vào một email, sau đó nhấp vào một trong số chúng ở bảng điều khiển bên trái để tìm email. Ngoài ra, thay vì tạo nhãn trong Gmail, nếu bạn vẫn muốn sử dụng folder cho việc phân loại mail thì bạn hoàn toàn có thể sử dụng Outlook để tạo thư mục cho email. Hay nói cách khác là tạo thư mục trong gmail Outlook.
2. Tạo thư mục trong Gmail Outlook là gì?
Bằng cách tạo các thư mục trong Gmail Outlook và Rule trong Outlook, bạn có thể phân loại, sắp xếp và quản lý email của mình một cách đẹp mắt, gọn gàng và hiệu quả. Với bài viết này, bạn sẽ học cách tạo thư mục trong Outlook và tạo rule tự động di chuyển và phân loại email.
Ưu điểm của việc tạo thư mục trong gmail trong Outlook
- Sắp xếp tất cả thư được gửi từ cùng một địa chỉ vào một thư mục riêng.
- Quản lý hệ thống e-mail được hiệu quả, dễ dàng tìm kiếm từ từng thư mục được phân loại và sắp xếp.
- Tìm thư nhanh hơn khi bạn cần.
- Hiệu quả công việc được cải thiện bằng cách tạo các thư mục trong Outlook.
- Ngoài việc cho phép bạn tạo các thư mục để việc nhận và đọc email trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn, Outlook còn cho phép bạn gửi email cho nhiều người cùng một lúc.
3. Cách tạo thư mục trong Outlook
3.1. Tạo trên trang web
- Bước 1: Mở trang web Outlook, tạo danh sách menu bên trái giao diện, nhấn Tạo thư mục mới (New Folder).
- Bước 2: Nhập vào đó tên thư mục của bạn. Vậy là bạn đã tạo thành công một thư mục.
3.2. Tạo trên phần mềm
Thay vì tìm cách tạo folder trong gmail các bạn có thể dễ dàng tạo trong Outlook:
- Bước 1: Trong danh sách menu bên trái, nhấp chuột phải vào vị trí bạn muốn thêm thư mục, sau đó nhấp vào Thư mục mới (New Folder).
- Bước 2: Nhập tên thư mục muốn tạo. Vậy là bạn đã tạo một thư mục mới.
4. Làm cách nào để tạo rule chuyển tiếp email tự động bằng phần mềm?
Khi bạn tạo thư mục trong gmail Outlook, khi có email đến, những email này sẽ tự động được chuyển đến thư mục bạn đã tạo theo các điều kiện được xác định trong thư mục. Dưới đây là cách tạo rule trong Outlook bằng phần mềm:
- Bước 1: Bạn chọn email từ người gửi mà email đó bạn muốn cài đặt để tự động chuyển đến thư mục cụ thể bên trên, sau đó click chuột phải vào email đó, click chọn Rules và tiến hành Create Rule.
- Bước 2: Một cửa sổ mới hiện ra. Chỉ cần đặt các điều kiện sau để tạo rule tự động chuyển tiếp email: From (Địa chỉ email của người gửi), Subject contains (Chủ đề chứa thư mục), Send to (Địa chỉ email được gửi).
- Thêm các chức năng mong muốn vào thư mục nếu bạn muốn:
- Display in the new item alert windows: Email đến được hiển thị trong cửa sổ cảnh báo mục mới.
- Play a selected sound: Khi được chọn, âm thanh sẽ được phát.
- Move item to folder: Vị trí mà thư mục di chuyển tới. Sau khi xác định các điều kiện trên, tại mục Move item to folder, bạn nhấn nút Select folder để sang bước tiếp theo và hoàn thành các bước còn lại.
- Bước 3: Chọn thư mục mong muốn và nhấn OK.
- Bước 4: Xuất hiện thư mục mới, nhấn OK để tiếp tục. Bước 5: Để áp dụng các quy tắc bạn đã xác định ở bước 2 cho các thư đến, Run this rule now on messages already in this current folder vào OK. Vậy là quá trình tạo rule tự động trong Outlook đã kết thúc, hộp thư của bạn sẽ được phân loại theo các quy tắc đã thiết lập và việc sắp xếp cũng sẽ sớm diễn ra với các thư mới đến. Nếu bạn gửi email, vô tình gửi nhầm sang email khác, hoặc gửi sai nội dung, đừng lo lắng, Outlook có một tính năng đơn giản và nhanh chóng để thu hồi các email đã gửi.
5. Tạo rule tự động chuyển tiếp email qua trình duyệt
Ngoài việc sử dụng phần mềm, rule còn cho phép tự động chuyển tiếp e-mail bằng trình duyệt web. Các bước như sau.
- Bước 1: Trên giao diện màn hình chính của Outlook Web, nhấn vào Cài đặt có biểu tượng bánh răng cưa ở góc phải màn hình. Chọn Xem tất cả cài đặt Outlook
- Bước 2: Chọn Mail, chọn rule để thiết lập.
- Bước 3: Chọn Add New Rule để thêm mới vào thư mục đã chọn.
- Bước 4. Tiếp theo, đặt tên cho rule tại mục Name your rule.
- Bước 5: Bước tiếp theo là chọn điều kiện thêm mà bạn muốn gán cho một thư mục cụ thể. Ví dụ: bạn có thể đặt điều kiện rằng đó là từ một người gửi cụ thể. Bạn cũng có thể gán nhiều điều kiện cho một thư mục cùng một lúc bằng cách nhấp vào nút Add another condition. Sau đó, tất cả các e-mail phù hợp với các quy tắc đã đặt sẽ được chuyển đến một thư mục.
- Bước 6. Ở bước 3, ở phần Thêm hành động, chọn Move và chọn thư mục chứa các email đủ yêu cầu. Sau đó Save và các bước đã được hoàn thành. Ngoài cách đăng nhập Outlook trên máy tính để tạo thư mục trên trình duyệt, bạn cũng có thể đăng nhập Outlook trên điện thoại và thực hiện theo các bước trên.
6. Kết luận
Chúng tôi – Công Ty Quảng Cáo Marketing Online Limoseo hy vọng hướng dẫn này đã giúp bạn hiểu được cách tạo thư mục trong gmail và chúc bạn tận dụng tối đa các folder Gmail, sử dụng chúng cho các thư mục. Nếu bạn có bất kỳ vấn đề hoặc câu hỏi nào, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua khung bình luận bên dưới.
