Hướng dẫn sử dụng phiên bản google trang tính mới nhất

Google Trang tính đã thực hiện những thay đổi nào kể từ ngày phát hành? Bạn sẽ sử dụng phiên bản google trang tính mới nhất như thế nào? Cùng Công Ty Quảng Cáo Marketing Online Limoseo chúng tôi đi tìm câu trả lời cho câu hỏi trên trong bài viết “Sử dụng phiên bản google trang tính mới nhất” dưới đây.

1. Google trang tính là gì?

Đối với câu hỏi “Google Sheets là gì?” chúng tôi xin trả lời như sau: Google Sheets hay còn gọi là Google Trang tính là một trang web trong hệ sinh thái Google được thiết kế như một trang giúp người dùng trình bày và phân tích dữ liệu. Bảng tính này về cơ bản giống như Microsoft Excel và có các tính năng và chức năng tương tự.

2. Google trang tính có ưu điểm nào sau đây?

Nếu bạn đang tự hỏi: “Google Trang tính có lợi thế nào so với Excel?” vậy đây là câu trả lời:

Mặc dù số lượng hàm trong Google Sheets không nhiều như trong Excel nhưng việc sử dụng Sheets trên trang web này có những điểm mạnh nhất định. Ưu điểm chính của Google Sheets là đồng bộ hóa dữ liệu và lưu trữ đám mây. Các tính năng này cho phép người dùng lưu tự động tất cả thông tin trên một trang và truy cập mọi lúc, mọi nơi. Một ưu điểm khác của Google Trang tính so với các phần mềm cạnh tranh khác là khả năng kết nối với hệ sinh thái trang web của Google, cụ thể như:

• Google Drive hỗ trợ lưu trữ tệp. 
• Google Doc hỗ trợ trình chiếu văn bản
• Google Slides để tạo ra slide thuyết trình. 
• Google Finance thu thập dữ liệu tài chính. 

Chẳng hạn, toàn bộ quy trình làm việc của người dùng từ tạo tệp, thu thập dữ liệu đến trình bày phân tích dưới dạng slide đều được tối ưu hóa trên nền tảng web với sự trợ giúp của Google Sheet. Phần tiếp theo sẽ là những cách sử dụng google sheet mới nhất.

3. Các điểm mới trong Google trang tính

Nếu bạn không chắc chắn về những điểm mạnh ở trên, hãy xem bản cập nhật Google Sheets có gì mới và trả lời câu hỏi “Google Sheets có những lợi ích gì? Sử dụng phiên bản google trang tính mới nhất như thế nào?” tiếp theo đây nhé.

3.1. Làm việc ngoại tuyến trên Google trang tính

Sử dụng phiên bản google trang tính mới nhất cho phép chúng ta thiết lập quyền truy cập ngoại tuyến ngay tại trình duyệt web Google Chrome. Điều này nghĩa là chúng ta hoàn toàn có thể tạo và chỉnh sửa trang tính ngay cả khi không có kết nối Internet.

Với phiên bản Google Sheets mới, chúng ta có thể cấu hình truy cập offline trực tiếp trên trình duyệt Google Chrome. Điều này có nghĩa là chúng ta hoàn toàn có thể tạo và chỉnh sửa bảng tính mà không cần kết nối internet.  Đối với điều này, bạn cần sử dụng trình duyệt Google Chrome. Trong trình duyệt của bạn, hãy truy cập Cửa hàng Chrome web store và cài đặt plugin của Google Tài liệu. Đảm bảo bạn có đủ dung lượng trống trên máy tính hoặc thiết bị di động để Google lưu tệp cho bạn. 

Bạn cũng có thể sử dụng Google Trang tính từ Google Drive để làm việc ngoại tuyến. Đi tới cài đặt Drive và đánh dấu vào ô “Create, open, and edit Google Docs, Sheets, and Slides offline on this device” (Tạo, mở và chỉnh sửa tệp Google Tài liệu, Trang tính và Trang trình bày mới nhất trên thiết bị này khi ngoại tuyến) . Nếu bạn chưa biết cách tải tệp trang lên Google Drive để truy cập từ xa, bạn có thể tham khảo ngay ở bài viết này nhé.

3.2. Lọc các chế độ xem trên Google trang tính

Một tính năng đặc biệt của Google Sheets là chia sẻ File cộng tác chung, tức là nhiều tài khoản có thể mở và chỉnh sửa tệp cùng một lúc. Để cải thiện trải nghiệm người dùng của tính năng này, Google đã thêm bộ lọc chế độ xem để lọc các trang của riêng bạn mà không làm phiền người khác. Bạn cũng có thể đặt tên và lưu bộ lọc nhiều chế độ xem để không phải tạo lại quyền truy cập vào từng file.

3.3. Trợ giúp về tính năng trên Google trang tính

Khi nhập công thức hàm trong Google Trang tính, bạn sẽ thấy cửa sổ bật lên có ví dụ về hàm, mô tả hàm và tham số. Mục đích của hộp thoại này là hướng dẫn và khuyến nghị người dùng viết công thức hàm một cách chính xác. Ngoài ra còn có một đường dẫn trong trường hợp nếu bạn không hiểu rõ về công thức hàm và muốn tìm hiểu thêm. 

Tính năng này nghe có quen không? Đây là một trong những tính năng cơ bản khi viết hàm trong Excel. Nhưng trong Google Trang tính, hộp thoại này hiển thị thông tin đầy đủ hơn về chức năng. Đây cũng được coi là câu trả lời hợp lý cho câu hỏi “Sử dụng phiên bản google sheet mới nhất có những ưu điểm nào sau đây?”

3.4. Định dạng số tùy chỉnh trên Google trang tính

Google Trang tính đã cung cấp cho người dùng các định dạng dữ liệu có thể truy cập bằng trình duyệt, chẳng hạn như định dạng số, định dạng tiền tệ và định dạng thời gian. Tuy nhiên, nếu bạn cảm thấy không có định dạng phù hợp với bất cứ định dạng nào trên, bạn có thể tự tạo một định dạng mới. Google Trang tính lưu trữ định dạng này trong một danh sách để dễ dàng sử dụng lại trong các thay đổi sau này.

3.5. Thiết lập quy tắc tùy chỉnh cho định dạng trên Google trang tính

Nếu bạn thường xuyên sử dụng định dạng có điều kiện trong Excel (Conditional Formatting) hoặc các phiên bản trước của Google Trang tính, thì đây có thể là tin tốt cho bạn. Ở phiên bản cập nhật, Google Sheets cho phép bạn thay đổi kích thước ô theo dữ liệu. Đặc biệt, bạn có thể tạo các quy tắc định dạng có điều kiện dựa trên các công thức tùy chỉnh. Các công thức này có thể gọi dữ liệu từ bên ngoài ô được định dạng. Tính năng định dạng có điều kiện này thường được sử dụng để tạo phiếu đánh giá hoặc báo cáo bằng biểu đồ Gantt. 

3.6. Sử dụng các tiện ích bổ sung của Google trang tính

Chúng ta thông thường sẽ tải xuống tất cả các plugin với phần mềm hệ sinh thái của Google thông qua trang web của Google. Nhưng giờ đây, Google Trang tính có cửa hàng tiện ích riêng. Để sử dụng các tiện ích bổ sung của Google Trang tính, hãy nhấp vào trình đơn Add-on và chọn Get Add-on.

4. Các câu hỏi về phiên bản mới của Google trang tính

Trong phần này, chúng tôi sẽ trả lời một số câu hỏi phổ biến nhất mà bạn có thể có về việc sử dụng Google Trang tính. Ngoài Các câu hỏi Google Sheets là gì? Google Trang tính là gì? Hãy cùng với Limoseo tìm hiểu về các vấn đề khác liên quan đến người dùng của trang web này. 

4.1. Làm thế nào để tôi chuyển sang phiên bản mới của Google trang tính?

Bạn không phải lo lắng về việc chuyển từ phiên bản Google Trang tính cũ sang phiên bản mới. Hệ thống tự động lưu tất cả các file dữ liệu bạn tạo và chuyển thành file theo cơ chế làm việc của phiên bản trang mới. Do đó, bạn có thể sử dụng trang web như bình thường.

4.2. Làm thế nào để nhận biết Google trang tính đã được cập nhật

Ở phiên bản Google Sheets mới, giao diện người dùng và các chức năng gần như không thay đổi hoàn toàn. Cách dễ nhất để kiểm tra xem Google Trang tính có cập nhật hay không là sử dụng các nút Decrease decimal places và Increase decimail places trên bảng tính. Nếu bạn nhìn thấy chúng trên thanh công cụ, có nghĩa là bạn đã cập nhật phiên bản mới rồi.

4.3. Tôi có thể sử dụng Google trang tính trên điện thoại không?

Câu trả lời là có. Trên thực tế, bạn có thể cài đặt ứng dụng Google Trang tính trên điện thoại của mình bằng cách tải xuống từ Google Play (Android) hoặc App Store (iOS). Ngoài ra, bạn cũng có thể kết nối ứng dụng Google Drive để truy cập trực tiếp file trên điện thoại của mình. Việc sử dụng Google Trang tính trên điện thoại dường như không làm thay đổi mức độ khó khăn của người dùng. 

Trong bài viết hôm nay, chúng ta đã tìm hiểu về cách sử dụng phiên bản google trang tính mới nhất và những thay đổi so với phiên bản cũ. Hãy tự mình trải nghiệm và đánh giá những thay đổi này. Nếu bạn muốn biết cách áp dụng Google Trang tính để tối ưu hóa cho công việc, hãy xem thêm các bài viết khác của Công Ty Quảng Cáo Marketing Online Limoseo nhé!