Ma trận quản lý thời gian là gì? 3 bước sử dụng – Limoseo

Ngày nay, những người thành công thường sử dụng Ma trận quản lý thời gian Eisenhower như một công cụ quản lý thời gian. Bạn cũng muốn biết Ma trận Eisenhower dựa trên những đặc điểm nào? Vậy thì hãy đọc ngay bài viết dưới đây của Công Ty Quảng Cáo Marketing Online Limoseo biết thêm nhé!

1. Ma trận quản lý thời gian của Eisenhower là gì? 

Ma trận quản lý thời gian Eisenhower là một phương pháp quản lý thời gian hiệu quả dựa trên mức độ khẩn cấp và quan trọng. Eisenhower chia danh sách nhiệm vụ thành bốn nhóm. Ma trận Eisenhower đặc biệt phù hợp với những người làm việc hướng tới mục tiêu, nhưng không đúng thời hạn. Phương pháp này giúp bạn không bị cuốn vào vòng xoáy của những nhiệm vụ cấp bách mà tập trung vào những điều quan trọng.

2. Nội dung chính của ma trận thời gian của Eisenhower

Bản chất của ma trận Eisenhower có thể hiểu là việc sắp xếp các công việc theo đúng thứ tự quan trọng nhằm giúp công việc đạt được mục tiêu và phương hướng đã đề ra. Các nhiệm vụ được nhóm theo các tiêu chí về mức độ quan trọng và cấp bách về mặt quản lý hiệu quả như

• Những điều quan trọng tạo ra giá trị lâu dài và giúp mọi người tiến gần hơn đến mục tiêu của họ. 
• Những vấn đề cấp bách thường đòi hỏi tất cả mọi người phải giải quyết cùng một lúc và ảnh hưởng đến nhiều người. 

Mọi người cần phân biệt rõ tiêu chí quan trọng và cấp bách để không mất quá nhiều thời gian vào những vấn đề không cần thiết và phân loại không khoa học. Những điều quan trọng thường ảnh hưởng đến mục tiêu và phương hướng cá nhân. Ngược lại, những việc khẩn cấp đụng chạm đến nhiều người như soạn tin nhắn, viết email, gọi điện…

3. Nhóm nhiệm vụ theo phương pháp ma trận Eisenhower

3.1 Các vấn đề khẩn cấp và quan trọng

Nhóm đầu tiên của ma trận quản lý thời gian là khẩn cấp và quan trọng. Đây là tất cả những điều cần phải được thực hiện đầu tiên. Các nhiệm vụ trong nhóm này chiếm khoảng 15-20% thời gian và có các tính năng quan trọng sau:

• Điều bất ngờ xảy ra, một vấn đề khủng hoảng nảy sinh. 
• Không có thời gian để trì hoãn. 
• Hoàn thành tất cả các công việc còn lại.

3.2 Việc quan trọng, không khẩn cấp

Nhóm công việc quan trọng, không khẩn cấp thường chiếm 60-65% thời gian làm việc. Các vấn đề của nhóm này đòi hỏi mọi người phải tập trung vào công việc và đầu tư nhiều thời gian hơn các nhóm khác. Nếu một nhiệm vụ mất nhiều thời gian hơn để hoàn thành, thì tầm quan trọng của nó càng lớn và ngược lại.

Khi bạn làm điều này, hãy ưu tiên giải quyết các nhiệm vụ quan trọng và khẩn cấp khi chúng phát sinh trong khi hoàn thành công việc quan trọng, không khẩn cấp trong nhóm. Sau khi điều trị xong, bạn có thể tiếp tục các công việc còn dang dở và không nên nán lại quá lâu.

3.3 Việc cấp bách, không quan trọng

Nhóm thứ ba trong ma trận quản lý thời gian là những công việc cấp bách, nhỏ hơn chiếm khoảng 10-15% thời gian làm việc. Nhiệm vụ của nhóm này phải được giải quyết đúng hạn và nhanh chóng. Các công việc khẩn cấp và nhỏ có các đặc điểm sau: 

• Trao quyền cho người khác giải quyết chứ không phải tự mình chịu trách nhiệm. 
• Bắt đầu với những nhiệm vụ nhỏ. 
• Trả lời thư, email hoặc các cuộc họp và thảo luận ngắn. 

3.4 Những vấn đề không quan trọng, không khẩn cấp

Nhiệm vụ nhỏ, không khẩn cấp là Nhóm nhiệm vụ cuối cùng trong ma trận quản lý thời gian. Những người thuộc nhóm này không nên để công việc chiếm quá nhiều thời gian làm việc của mình và chỉ dành 5% cho việc khắc phục sự cố. Có thể nêu một số công việc nhỏ hơn, không khẩn cấp chẳng hạn như trò chuyện cùng bạn bè, hoạt động thời gian rảnh, làm những việc không có mục đích,..

4. Tại sao phương pháp quản lý thời gian theo ma trận lại hữu ích? 

Nhiều người thường rơi vào tình huống trong cuộc sống khi họ phải hoàn thành một lượng lớn công việc trong một khoảng thời gian giới hạn. Kết quả là những người này rơi vào trạng thái căng thẳng và áp lực. Có quá nhiều chức năng trong Todolist dẫn đến trình tự công việc bị rời rạc và hoạt động không hiệu quả.

Ở đây, phương pháp ma trận thời gian giúp loại bỏ những thứ không cần thiết. Khi sử dụng phương pháp này, người dùng phải tự đặt câu hỏi liệu những công việc này có cần phải hoàn thành và những công việc nào cần được giải quyết nhanh chóng. Bằng cách này, mọi người có thể tập trung vào những việc quan trọng và khẩn cấp nhất và tối ưu hóa thời gian làm việc.

5. Ba bước Sử Dụng Ma Trận Eisenhower Để Quản Lý Thời Gian Hiệu Quả 

 Khi sử dụng Ma trận Eisenhower, người dùng phải tuân theo đúng thứ tự để đảm bảo quản lý thời gian hiệu quả. Trình tự sử dụng bao gồm ba bước sau:

• Bước 1: Tạo một danh sách việc cần làm hoàn chỉnh và tránh bỏ sót và dư thừa.
• Bước 2: Suy nghĩ cẩn thận và sắp xếp từng nhiệm vụ thành bốn nhóm sau:
  • Công việc gấp, quan trọng. 
  • Quan trọng, không khẩn cấp. 
  • Khẩn cấp, không quan trọng. 
  • Không quan trọng, không khẩn cấp. 
• Bước 3: Bắt đầu ưu tiên các nhóm
  • Cấp độ 1 – Khẩn cấp và quan trọng. 
  • Cấp độ 2 – Quan trọng, không khẩn cấp. 
  • Cấp độ 3 – Khẩn cấp, không quan trọng. 
  • Cấp độ 4 – Không quan trọng, không khẩn cấp. 

6. Mẹo quản lý thời gian theo ma trận Eisenhower

Áp dụng ma trận thời gian Eisenhower có thể giúp bạn nhận được sự đánh giá cao của cấp trên về kỹ năng làm việc của mình. Để sử dụng ma trận này một cách hiệu quả, bạn cần biết các mẹo sau:

• Nếu bạn định làm gì đó, hãy viết nó ra ngay bây giờ. 
• Hãy tự hỏi bản thân bạn nên làm gì trước. 
• Mỗi nhóm có thể có tối đa 8 việc. 
• Chỉ thêm nhiệm vụ mới khi công việc quan trọng nhất đã hoàn thành.
• Ma trận hàng ngày hiệu quả hơn công thức hàng tuần hoặc hàng tháng. 
• Hãy tập trung, đừng để những yếu tố bên ngoài ảnh hưởng đến bạn. 
• Vào buổi tối, sau khi làm việc, hãy lập danh sách cho ngày hôm sau để bạn có thể thư giãn. Luôn biết phải làm gì.

7. Mẹo tạo ma trận quản lý thời gian của riêng bạn

Hãy ghi nhớ những điểm sau đây khi sử dụng Ma trận Tự quản lý của Eisenhower.

• Tối ưu hóa công việc: tạo danh sách, loại bỏ những công việc không cần thiết và sắp xếp những công việc cần thiết nhất trước khi chuyển sang ma trận thời gian. Nó tối ưu hóa khối lượng công việc. 
• Phân biệt giữa quan trọng và khẩn cấp: Cần hiểu sự khác biệt giữa quan trọng và khẩn cấp để phân chia công việc thành các nhóm phù hợp. Việc không hiểu rõ hai tiêu chí này dễ dẫn đến tình trạng công việc rối rắm, kém hiệu quả. 
• Nhắm mục tiêu: Không có điểm nào trong việc sử dụng ma trận nếu bạn không xác định mục tiêu khi bạn làm việc. Do đó, người dùng nên hiểu rõ mục đích của mình trước khi sử dụng ma trận để đạt hiệu quả tốt nhất. 

Trên đây là những thông tin về Ma trận quản lý thời gian Eisenhower mà Công Ty Quảng Cáo Marketing Online Limoseo muốn chia sẻ đến bạn đọc. Hi vọng bài viết sẽ cung cấp cho bạn một phương pháp quản lý thời gian phù hợp và hữu ích.