Trong quá trình làm việc với Google Trang tính (hay Google Sheets), chúng ta có một tiện ích là có thể tham khảo lịch sử chỉnh sửa của trang tính này. Dựa trên những nội dung này, chúng tôi có thể đảm bảo rằng trong trường hợp vô tình xóa, dữ liệu cũng có thể được phục hồi. Cùng tìm hiểu cách kiểm tra ai đang truy cập bảng tính trong Google Sheets với công ty Dịch vụ SEO – Thiết kế Website Limoseo.
MỤC LỤC
1. Mở trang xem lịch sử sửa đổi
Trong giao diện Google Sheets, chọn tab Tệp và chọn Lịch sử Phiên bản. Ở phần này bạn chọn Show Version History (phím tắt là Ctrl + Alt + Shift + H). Sau khi hoàn tất, Google Sheets sẽ chuyển sang giao diện xem lại lịch sử.
Chỉ định thời gian sửa đổi, phiên bản và tên nhà xuất bản trong cửa sổ này. Khi chúng ta nhấp vào một mục mỗi lần, chúng ta sẽ thấy nội dung và giao diện của cửa sổ Google Trang tính tại thời điểm đó. Nếu tên của phiên bản Google Trang tính thay đổi, chúng tôi có thể kiểm tra Chỉ hiển thị phần tử của phiên bản đã chọn và chọn Hiển thị phiên bản trước khi thay đổi tên. Đó là một trong những cách kiểm tra ai đang truy cập bảng tính trong Google Sheets của bạn mà chúng tôi muốn gợi ý cho bạn.
2. Cho phép truy cập tạm thời vào Google Trang tính
Hạn chế quyền truy cập vào Google Trang tính có thể hữu ích nếu bạn không muốn khách hàng của mình sử dụng chúng sau khi hoàn thành công việc. Bạn có thể đặt ngày hết hạn hoặc chỉ cần hủy quyền truy cập vào Google Trang tính này.
Bạn hãy mở Google Drive của bạn. Đi đến trang tính để kiểm tra nó ra. Nhấp chuột phải và chọn Chia sẻ. Bây giờ hãy nhập tên của những người mà bạn muốn chia sẻ trang tính này. Để đặt ngày hết hạn, hãy thay đổi quyền “Bạn có thể nhận xét” hoặc “Bạn có thể xem”. Sau đó nhấp vào Gửi. Sau khi hoàn thành các bước này, lặp lại ba bước đầu tiên. Bạn có thể thấy các cài đặt mặc định ở cuối cửa sổ. Bạn phải nhấp vào nó để xem các tùy chọn chia sẻ. Nếu bạn di chuột qua tên của họ, biểu tượng đồng hồ bấm giờ sẽ xuất hiện; Nhấp vào nó và bạn sẽ đặt ngày hết hạn để truy cập.
3. Bật quyền xem bảng tính
Mặc dù bạn đã cấp quyền truy cập cho một số người, nhưng có thể bạn không muốn họ sửa đổi nội dung tài liệu của bạn. Cách đơn giản nhất là để họ xem và thông qua đó bạn có thể kiểm tra ai đang truy cập bảng tính. Để làm điều này, hãy làm theo các bước sau:
- Mở trang tính mà bạn muốn làm việc.
- Chuyển đến Dữ liệu, Trang tính được bảo vệ và Phạm vi. Một thanh xuất hiện ở bên phải màn hình.
- Nhấp vào Bảng tính và chọn bảng tính bạn muốn từ danh sách thả xuống. Tại đây bạn có thể nhấp vào “Đặt quyền”.
- Cửa sổ Chỉnh sửa phạm vi quyền xuất hiện bên dưới tùy chọn Hạn chế người có thể chỉnh sửa phạm vi này (“Chỉnh sửa phạm vi quyền”). Hai tùy chọn cho phép bạn quyết định ai có thể chỉnh sửa trang tính này.
- Sau đó bỏ chọn tất cả những người bạn không muốn chỉnh sửa và cuối cùng nhấn hoàn tất để hoàn tất. Người dùng vẫn có thể xem trang tính nhưng không thể thay đổi trang tính.
4. Trang tính an toàn trong Google Trang tính
Ngoài cách kiểm tra ai đang truy cập bảng tính trên, bạn có thể cho phép bảo vệ nhiều ô hoặc cột cùng một lúc. Bạn có thể làm như sau: Mở trang tính mà bạn muốn làm việc. Chọn các cột bạn muốn bảo vệ. Bây giờ hãy nhấp vào Dữ liệu và sau đó nhấp vào Trang tính và Phạm vi được bảo vệ. Một cột xuất hiện ở phía bên phải của trang tính. Sau đó nhấp vào nút “Đặt quyền” màu xanh lục. Một cửa sổ hiện ra, ở mục “Hạn chế người có thể sửa đổi khu vực này” chọn “Tùy chỉnh”. Hệ thống sẽ cho phép bạn quyết định ai có thể thay đổi các ô. Nếu một người không được ủy quyền cố gắng thực hiện các thay đổi, một thông báo sẽ xuất hiện trong bảng cho biết rằng họ không được phép làm như vậy.
5. Bật nhận xét
Đôi khi bạn cần người khác nhận xét về nội dung của một ô, chỉ cần cho phép họ nhận xét. Dưới đây là các bước để làm điều đó: Trong khi trang tính đang mở, hãy đi tới Tệp và nhấp vào Chia sẻ. Tại đây, bạn có thể thêm địa chỉ email của những người mà bạn muốn chia sẻ trang tính. Khi thêm người, bạn sẽ thấy trình đơn thả xuống ở bên trái. Từ danh sách thả xuống này, chọn Tài liệu tham khảo. Cuối cùng, nhấp vào Gửi.
6. Bật chỉnh sửa
Với quyền chỉnh sửa, người dùng của trang tính có thể chỉnh sửa nội dung của ô. Là chủ sở hữu của trang tính, bạn phải cấp quyền cho họ. Các bước rất giống với các bước trước: Trong khi trang tính đang mở, hãy đi tới Tệp và nhấp vào Chia sẻ. Tại đây, bạn có thể thêm địa chỉ email của những người mà bạn muốn chia sẻ trang tính. Khi thêm người, bạn sẽ thấy trình đơn thả xuống ở bên trái. Từ danh sách thả xuống này, chọn Trình chỉnh sửa. Cuối cùng, nhấp vào Gửi.
Google Sheet của bạn là một công cụ có giá trị để lưu trữ dữ liệu và đôi khi bạn cần chia sẻ nó với những người khác. Nếu bạn cần kiểm tra ai đang truy cập bảng tính, hãy xem bài viết này để dễ dàng hơn. Công ty Dịch vụ SEO – Thiết kế Website Limoseo hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn. Chúc bạn thực hành thành công!
