Khi tiếp cận với máy tính, có lẽ bạn đã nghe qua các thuật ngữ như Tập tin và Thư mục để chỉ việc lưu trữ dữ liệu trên máy. Vậy File folder là gì? Và có những điều cần lưu ý khi sử dụng chúng không? Hãy cùng Công Ty Quảng Cáo Marketing Online Limoseo tìm hiểu câu trả lời trong bài viết dưới đây!
MỤC LỤC
1. File (tệp tin) là gì?
Tệp tin, hay được gọi là File, đóng vai trò quan trọng trong việc lưu trữ dữ liệu được tạo ra trên máy tính. Các File này được mã hóa và có thể chứa nhiều định dạng khác nhau như văn bản, hình ảnh, âm thanh, video,… Thay vì lưu trữ mỗi dữ liệu riêng biệt, bạn có thể tổ chức những dữ liệu có liên quan vào cùng một tệp tin để dễ dàng quản lý, sắp xếp và tìm kiếm. Mỗi tệp tin có mục đích sử dụng riêng, tuỳ thuộc vào nhu cầu của người dùng.
2. Nguyên tắc đặt tên File chuẩn xác
Phần tên File bao gồm hai thành phần chính là tên và phần mở rộng. Phần tên có thể tự do đặt, tuy nhiên phần mở rộng phải tuân theo nguyên tắc định dạng Tập tin cụ thể.
Dưới đây là một số định dạng tệp cơ bản có thể được liệt kê:
- .doc, .docs: Tệp văn bản, thường được tạo ra bằng Microsoft Word.
- .exe: Tệp chương trình thực thi (tệp cài đặt phần mềm).
- .gif: Tệp đồ họa chuyển động (hình ảnh động).
- .jpg, .jpeg, .png: Tệp hình ảnh.
- .mp3: Tệp âm thanh.
- .mp4: Tệp Video MPEG 4.
- .pdf: Tệp định dạng Portable Document Format (văn bản không thể chỉnh sửa).
- .ppt, .pptx: Tệp định dạng Microsoft PowerPoint.
- .psd: Tệp tin Adobe Photoshop.
- .rar, .zip: Tệp nén.
- .txt: Tệp văn bản thuần túy, không có định dạng.
- .xls, .xlsx: Tệp định dạng Microsoft Excel.
Hãy lưu ý không sử dụng các ký tự đặc biệt như “/, \, *, <, >, ;” khi đặt tên cho tệp tin.
3. Cấu trúc của File bao gồm những phần gì?
Quan sát một tệp tin bất kỳ, ta dễ dàng nhận thấy rằng File gồm hai phần: phần tên và phần đuôi mở rộng, được phân tách bằng dấu chấm (.). Phần đuôi được sử dụng để phân loại, định dạng của tệp tin, với độ dài không còn giới hạn 8 ký tự như trước đây, mà có thể bao gồm cả tiếng Việt có dấu.
Phần đuôi, nằm sau dấu chấm, chỉ ra định dạng của tệp tin và quy định cách sử dụng nó trong các phần mềm, hệ điều hành. Mỗi hệ điều hành sẽ có những phần đuôi tệp tin riêng biệt và không thể sử dụng cho các hệ điều hành khác. Ví dụ, một tệp tin tài liệu chữ không thể chạy trên phần mềm sử dụng các tệp tin âm thanh.
Bên cạnh đó, có thể có những tệp tin cùng phục vụ mục đích tương tự nhưng lại có phần đuôi khác nhau, phụ thuộc vào nhà sản xuất hoặc người tạo tệp tin. Điều này cũng phụ thuộc vào nơi sử dụng và cách sử dụng tệp tin, có những tệp tin được thiết kế để chạy trên các phần mềm cụ thể, được gọi là tệp tin thực thi. Ngoài ra, cũng có những tệp tin được tạo ra để chứa nhiều tệp tin khác bên trong.
4. Folder (thư mục) là gì?
Thư mục, hay còn được gọi là thư mục cha, là một loại tệp tin đặc biệt được sử dụng để lưu trữ các tệp tin trên máy tính. Thư mục có thể được coi là “cha” của các tệp tin, trong đó một thư mục có thể chứa nhiều tệp tin có điểm chung, giúp người dùng quản lý và sắp xếp các tệp tin này một cách dễ dàng.
Thư mục tồn tại dưới dạng cây thư mục, có nghĩa là trong một thư mục có thể chứa nhiều thư mục con khác. Các thư mục con sẽ được quản lý bởi thư mục cha, và chỉ khi chứa các tệp tin bên trong, thì thư mục đó mới chiếm dung lượng trên máy tính. Vậy chúng ta đã biết được File folder là gì. Hãy cùng Limoseo tìm hiểu vai trò của Folder ở phần tiếp theo nhé!
5. Vai trò của folder là gì?
- Phân chia tệp tin hiệu quả
Nếu không có thư mục, hệ thống lưu trữ dữ liệu trên máy tính sẽ trở nên hỗn độn, tất cả các tệp tin sẽ được lưu tại cùng một vị trí và các tệp tin sẽ trở nên “lộn xộn”. Vì mọi thứ không được tổ chức một cách logic, người dùng sẽ gặp khó khăn trong việc tìm kiếm tệp tin và thông tin khi cần thiết.
- Dễ dàng di chuyển dữ liệu
Với thư mục, người dùng có thể di chuyển thư mục và các tệp tin bên trong một cách thuận tiện hơn. Dung lượng của tất cả các tệp tin bên trong cũng được điều chỉnh tương ứng.
- Tiết kiệm thời gian
Nhờ vào hệ thống cây thư mục, hệ thống lưu trữ dữ liệu trên máy tính sẽ trở nên rõ ràng và có tổ chức hơn. Điều này giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm tệp tin và tiết kiệm thời gian tổng hợp thông tin cần thiết.
6. Cách tổ chức, sắp xếp Folder logic, dễ tìm kiếm
Việc lưu trữ dữ liệu trên máy tính giúp tiết kiệm không gian so với việc lưu trữ giấy tờ trong thực tế. Tuy nhiên, nếu không biết cách tổ chức và sắp xếp chúng một cách gọn gàng, dữ liệu của bạn sẽ trở nên hỗn độn!
Dưới đây là một số mẹo về lưu trữ để giúp bạn dễ dàng tìm kiếm thư mục khi cần:
Đặt tên ngắn gọn và dễ nhớ: Bạn có thể tự do đặt tên thư mục theo ý thích, nhưng hãy đảm bảo rằng tên phản ánh nội dung chính của thư mục. Bạn cũng có thể bổ sung thêm thông tin thời gian, địa điểm (nếu cần) để quản lý thư mục hiệu quả hơn. Một lưu ý khác là hạn chế sử dụng dấu cách trong tên thư mục, thay vào đó hãy sử dụng dấu gạch dưới “_” để tránh lỗi khi sử dụng trên các thiết bị khác.
- Tránh đặt tên trùng lặp: Hạn chế việc đặt tên thư mục trùng nhau, trừ khi chúng được đặt trên các vị trí khác nhau. Tuy nhiên, để tránh nhầm lẫn, hãy gắn vào tên thư mục những đặc điểm đặc biệt như thời gian, địa điểm, tên khách hàng, số phiên bản,… Điều quan trọng là không nên đặt tên thư mục bằng cách “quá nhanh” mà không xem xét, vì sau đó bạn có thể phải dành rất nhiều thời gian và công sức để sắp xếp lại chúng.
- Tận dụng các thư mục có sẵn: Thông thường, máy tính đã có sẵn một số thư mục chính như Video, Music, Documents,… Để tiện lợi, bạn có thể sử dụng những thư mục này làm thư mục gốc và tạo thêm các thư mục con.
- Sắp xếp thư mục theo cấp độ: Hãy tưởng tượng cây thư mục như một sơ đồ tư duy, bạn nên sắp xếp các thư mục lớn trước, sau đó là những thư mục nhỏ và chi tiết hơn.
Điều này giúp cây thư mục trở nên gọn gàng hơn và việc sắp xếp các thư mục theo cách logic sẽ giúp bạn tránh việc chỉnh sửa các thư mục cũ mỗi khi bạn muốn thêm một thư mục mới. Bạn chỉ cần tạo một nhánh mới cho thư mục đó.
Việc tuân thủ các nguyên tắc đặt tên và tổ chức thư mục sẽ giúp bạn duy trì hệ thống lưu trữ hiệu quả và tiết kiệm thời gian khi tìm kiếm dữ liệu cần thiết.
7. So sánh sự khác biệt giữa File và Folder
Sau khi đã biết được khái niệm File folder là gì. Vậy sự khác nhau giữa chúng là gì? Tệp tin (File) là một bộ sưu tập dữ liệu và thông tin do người dùng máy tính tạo ra. Những thông tin này có thể là các chuỗi ký tự hoặc ký hiệu khác nhau, phụ thuộc vào ứng dụng hoặc phần mềm mà chúng ta sử dụng để tạo ra tệp tin. Có thể là ảnh hoặc dữ liệu liên quan đến ứng dụng, phụ thuộc vào mục đích sử dụng của tệp tin đó.
Trong khi đó, Thư mục (Folder, Directory) là một loại tệp tin đặc biệt được sử dụng như một ngăn chứa, thường được dùng để quản lý, lưu trữ và sắp xếp các tệp tin. Một thư mục có thể chứa vô số tệp tin khác.
Tệp tin yêu cầu có phần mở rộng để phân loại theo chức năng của nó, trong khi đó, thư mục không yêu cầu điều này. Chúng ta có thể lưu trữ các loại tệp tin khác nhau trong cùng một thư mục, không phụ thuộc vào chức năng của chúng.
Tệp tin được sử dụng để lưu trữ dữ liệu của các ứng dụng và phần mềm, trong khi đó, thư mục được sử dụng để chứa các tệp tin hoặc thư mục con khác. Chức năng chính của thư mục là lưu trữ, sắp xếp và quản lý các tệp tin.
Nếu ta tưởng tượng một thư mục như một tủ sách, thì trong thư mục lớn sẽ có các thư mục nhỏ, thư mục phụ, thư mục con là các ngăn để chứa sách. Trong từng ngăn đó, ta có thể chứa các tệp con, tức là các cuốn sách, đó chính là các tệp tin. Chúng ta có rất nhiều sách và ngăn để đựng sách trong tủ sách chung.
Dưới đây là một tóm tắt về File folder là gì, cùng với một số gợi ý lưu trữ giúp dữ liệu của bạn trở nên ngăn nắp hơn. Xin cảm ơn bạn đã theo dõi, hãy đợi những bài viết tiếp theo của Công Ty Quảng Cáo Marketing Online Limoseo.
