Tính năng đầy đủ của Gmail ngăn bạn gửi hoặc nhận email đến. Do đó, bạn cần giải phóng dung lượng trong Gmail để tiết kiệm dung lượng và quản lý dữ liệu tốt hơn. Dưới đây là cách dễ nhất để giải phóng dung lượng Gmail bị đầy từ hướng dẫn của Công Ty Quảng Cáo Marketing Online Limoseo.
MỤC LỤC
1. Tại sao Dung lượng Gmail bị đầy?
Hiện nay Gmail là email miễn phí được sử dụng rộng rãi tại Việt Nam, hầu hết giới văn phòng và sinh viên đều có 1 hoặc 2 Gmail để trao đổi thông tin với nhau. 15 GB dung lượng trống cho email và bộ nhớ Drive dường như là đủ đối với một số người dùng căn bản, nhưng đối với những người mức nhu cầu cao, họ không thể sử dụng đầy đủ và có thể tận dụng hết khả năng của Gmail và cuối cùng dung lượng Gmail bị đầy. Để kiểm tra dung lượng bạn đã sử dụng trong 15 GB miễn phí, hãy cuộn xuống cuối thư trong hộp thư đến Gmail của bạn và bạn sẽ thấy một dòng hiển thị dung lượng bộ nhớ gmail bị đầy đã được sử dụng.
2. 6 cách dọn hộp thư Gmail tiết kiệm bộ nhớ gmail bị đầy
2.1. Xóa các mail có tệp đính kèm
Nếu đó chỉ là một tin nhắn văn bản, nó thường không quá lớn, chỉ vài KB và chúng không quan trọng. Nhưng các email có tệp đính kèm, đặc biệt là tệp video và hình ảnh, chiếm rất nhiều dung lượng. Vì vậy, để dọn dẹp Gmail bị đầy bộ nhớ nhanh nhất có thể, chúng ta nên bắt đầu với những email này. Email có tệp đính kèm thường không phải là thư rác. Vì vậy, cách duy nhất để làm sạch chúng là làm sạch chúng theo cách thủ công và kiểm tra từng email để xem nội dung có còn cần thiết hay không. Với những video, ảnh, tài liệu… chúng ta cũng có thể lưu trữ ở nơi khác như máy tính, Drive, iCloud… để không làm tài khoản Google bị quá tải.
Thủ thuật là thanh tìm kiếm của Gmail sẽ tìm thấy một số loại tệp nhất định. Ví dụ: nếu bạn nhập filename:mp3 thì sẽ ra những tệp âm thanh có đuôi MP3, gõ filename:doc thì sẽ ra những file văn bản. Bạn có thể triển khai nó như thế này, quá trình lọc sẽ nhanh hơn nhiều.
2.2. Tìm và xóa file chứa file dung lượng lớn
Gmail hiện hỗ trợ người dùng tìm kiếm tệp theo kích thước để xem tệp đính kèm nào đang chiếm nhiều dung lượng nhất. Ngoài ra, bạn có thể tìm kiếm các tệp có dung lượng lớn hơn bạn muốn lọc (ví dụ: lớn hơn 1 MB, lớn hơn 5 MB, …). không cần nữa.
- Bước 1: Vào thanh công cụ tìm kiếm Dung lượng lớn hơn: 1MB (hoặc số bất kỳ)
- Bước 2: Nhấp chuột phải vào email có tệp đính kèm
- Bước 3: Nhấn Delete để xóa email
2.3. Dọn dẹp thùng rác và thư mục thư rác
Mỗi ngày chúng ta có thể nhận được hàng chục thư rác, thư rác. Mỗi khi dọn dẹp, bạn có thể thấy hàng nghìn, thậm chí hàng chục nghìn thư rác như vậy. Khi chúng tích lũy, chúng chiếm rất nhiều bộ nhớ. Từ lâu, Gmail đã mặc định có chế độ tự động xóa thư khỏi thùng rác sau 30 ngày. Nhưng nếu bộ nhớ của bạn đầy hoặc bạn muốn xóa nó, hãy xóa nó trước:
- Bước 1: Gõ tìm kiếm in:spam hoặc in:trash trên thanh công cụ hoặc truy cập trực tiếp vào 2 đích
- Bước 2. Xóa tin nhắn trong 2 thư mục này tùy thích, xóa gì cũng được.
2.4. Chuyển sang dùng email dạng văn bản thuần
Như đã đề cập ở trên, thư không chiếm nhiều dung lượng nhưng tệp đính kèm rất nặng. Ngoài ra, những email được trình bày cẩn thận như thêm trực tiếp hình ảnh, sử dụng màu sắc trang trí… cũng chiếm nhiều dung lượng hơn so với email thông thường. Chúng không nặng bằng tệp đính kèm, nhưng bộ sưu tập hàng trăm hoặc hàng nghìn thư vẫn khá lớn.
Vì vậy, nếu bạn không cần sử dụng email HTML theo cách này, bạn cần định cấu hình Gmail để gửi thư dưới dạng văn bản thuần túy. Để thiết lập chế độ này, bạn vào khung soạn thảo, bấm vào dấu ba chấm ở góc dưới bên phải màn hình rồi bấm vào chế độ chỉ soạn thảo văn bản.
2.5. Xóa email cũ và đã đọc
Cách truyền thống để làm sạch hộp thư đến Gmail của bạn là xóa các thư chưa đọc. Loại lọc email này thường là lọc thủ công. Nhưng Gmail cũng hỗ trợ tìm kiếm những email cũ như 1, 2 năm trước. Những email cũ thường không còn cần thiết nữa, vì vậy hãy xóa chúng đi.
- Bước 1: Trong trường tìm kiếm, nhập old_than:1y (hoặc khoảng thời gian bạn muốn lọc, m = tháng, w = tuần, d = ngày)
- Bước 2: Chọn những tin nhắn đã đọc mà bạn không cần nữa và xóa chúng đi
2.6. Tải bản sao lưu
Nếu vì lý do nào đó mà bạn không muốn xóa vĩnh viễn các mail trong Gmail bị đầy bộ nhớ của mình, chúng tôi có một tùy chọn hữu ích khác, đó là sao lưu chúng trên máy tính hoặc thiết bị của bạn. Bằng cách này, bạn vẫn có thể giữ lại email của mình nhưng hãy dọn dẹp hộp thư đến Gmail để tiết kiệm dung lượng. Để sao lưu, chúng ta có thể sử dụng các ứng dụng Windows hoặc MacOS tích hợp sẵn hoặc tải xuống phần mềm của bên thứ ba như Thunderbird.
Dọn dẹp hộp thư có dung lượng Gmail bị đầy không khó và không mất nhiều thời gian nếu chúng ta biết cách qua hướng dẫn của Công Ty Quảng Cáo Marketing Online Limoseo. Dọn dẹp hộp thư đến của bạn thường xuyên trước khi nó đầy và hết dung lượng!
