Một trong những vấn đề khiến các chủ shop lo ngại khi ship hàng cho khách là vấn đề chuyển hoàn, làm phát sinh thêm chi phí vận chuyển và lưu kho. Vậy chuyển hoàn bưu điện là gì? Làm thế nào để giảm thiểu tình trạng này? Cùng Công Ty Quảng Cáo Marketing Online Limoseo theo dõi bài viết sau.
MỤC LỤC
1. Chuyển hoàn bưu điện là gì?
Chuyển hoàn bưu điện là một dịch vụ của bưu điện, cho phép người gửi nhận lại bưu phẩm, bưu kiện hoặc hàng hóa đã gửi đi nhưng không phát được cho người nhận. Chuyển hoàn bưu điện thường xảy ra khi người nhận không có mặt tại địa chỉ nhận hàng, không liên lạc được, từ chối nhận hàng hoặc không đến nhận hàng trong thời hạn lưu giữ của bưu cục.
Thông tin trên đã giúp bạn hiểu khái niệm về chuyển hoàn bưu điện là gì, hãy theo dõi phần tiếp theo để hiểu rõ hơn về quy trình chuyển hoàn nhé!
2. Quy trình chuyển hoàn bưu điện
Quy trình chuyển hoàn bưu điện gồm các bước sau:
- Bước 1: Bưu cục phát thông báo cho người gửi về việc không phát được bưu gửi và yêu cầu người gửi xác nhận việc chuyển hoàn.
- Bước 2: Người gửi xác nhận việc chuyển hoàn và cung cấp địa chỉ nhận lại bưu gửi.
- Bước 3: Bưu cục phát làm thủ tục chuyển hoàn và gửi lại bưu gửi cho người gửi theo địa chỉ đã cung cấp.
- Bước 4: Người gửi nhận lại bưu gửi và thanh toán cước phí chuyển hoàn nếu có.
3. Lý do chuyển hoàn bưu điện
Tiếp nối sau phần khái niệm chuyển hoàn bưu điện là gì và quy trình thực hiện chuyển hoàn sẽ là những nguyên nhân gây ra vấn đề chuyển hoàn. Vấn đề hoàn hàng không chỉ ảnh hưởng đến chi phí kinh doanh mà còn tăng nguy cơ hư hỏng hàng hóa. Vậy vì sao đơn hàng bị chuyển hoàn?
3.1. Người mua không nghe máy nhiều lần từ shipper
Đây là lý do phổ biến khiến hàng bị hoàn trả, dù nhân viên vận chuyển đã giao đến đúng địa chỉ. Những trường hợp không liên lạc được với người nhận nhiều lần, bên phía bưu cục sẽ tiến hành lưu kho và thực hiện chuyển hoàn về cho người bán.
3.2. Người mua không có mặt tại địa chỉ trong nhiều ngày, dẫn đến hết thời gian giữ hàng
Thông thường, đơn vị vận chuyển sẽ đề xuất phương án hoàn hàng nếu người nhận vắng nhà hoặc đi vắng lâu hơn thời gian giữ hàng. Việc này nhằm đảm bảo an toàn, hạn chế hư hại hay mất mát hàng hóa.
3.3. Người mua từ chối nhận hàng
Bên cạnh vấn đề không nghe máy hoặc vắng mặt tại địa chỉ, nguyên nhân bưu kiện chuyển hoàn có thể do khách hàng từ chối nhận:
- Nếu sản phẩm khác so với thực tế, hoặc không khớp với thông tin trên đơn đặt hàng.
- Thời gian giao hàng quá lâu.
- Sản phẩm giao đến nhưng khách hàng không còn nhu cầu sử dụng.
3.4. Người mua hẹn phát lại hàng quá nhiều lần
Thông thường, sau khoảng 3 – 4 lần giao hàng không thành công, các đơn vị vận chuyển có thể từ chối phát lại và yêu cầu chuyển hoàn.
3.5. Thông tin người mua không chính xác
Một số đơn hàng đặt sai thông tin, địa chỉ sẽ được hãng vận chuyển hỗ trợ cập nhật hoặc điều chỉnh thông tin quận, huyện. Tuy nhiên, nếu người mua yêu cầu thay đổi toàn bộ thông tin nhận hàng, người gửi có thể phải hủy đơn hàng, chuyển hoàn hoặc yêu cầu phát lại với địa chỉ mới (tùy theo thỏa thuận giữa các bên).
4. Cách giải quyết chuyển hoàn bưu điện
Chuyển hoàn bưu điện là gì? Cách giải quyết chuyển hoàn bưu điện như thế nào? Để giải quyết chuyển hoàn bưu điện, người gửi và người nhận cần làm các việc sau:
- Người gửi cần kiểm tra kỹ thông tin người nhận, địa chỉ nhận hàng, số điện thoại và email trước khi gửi hàng. Nếu có thể, nên liên hệ với người nhận để xác nhận thông tin và thời gian phát hàng.
- Người gửi cần chọn dịch vụ bưu chính phù hợp với nhu cầu, yêu cầu và điều kiện của bưu gửi. Nên chọn dịch vụ có thời gian phát nhanh, có theo dõi trực tuyến và có bảo hiểm hàng hóa nếu cần.
- Người gửi cần đóng gói hàng hóa cẩn thận, bảo vệ hàng hóa khỏi va đập, ẩm ướt, nhiệt độ cao hoặc thấp và các tác nhân bên ngoài khác. Nên dán nhãn rõ ràng, đầy đủ và chính xác thông tin người gửi, người nhận và nội dung hàng hóa trên bưu gửi.
- Người nhận cần theo dõi trạng thái bưu gửi trên trang web của bưu điện hoặc qua số điện thoại, email hoặc các phương tiện khác. Nếu có thay đổi về địa chỉ nhận hàng, số điện thoại hoặc thời gian nhận hàng, nên thông báo cho bưu điện hoặc người gửi kịp thời.
- Người nhận cần có mặt tại địa chỉ nhận hàng trong thời gian phát hàng hoặc sắp xếp cho người khác nhận hàng thay. Nếu không nhận được hàng tại nhà, nên đến nhận hàng tại bưu cục trong thời hạn lưu giữ quy định.
- Người nhận cần kiểm tra kỹ tình trạng bưu gửi khi nhận hàng. Nếu phát hiện hàng hóa bị hư hỏng, sai sót hoặc thiếu sót, nên yêu cầu bưu điện ghi nhận và giải quyết theo quy định.
5. Chuyển hoàn bưu điện có mất phí không?
Ngoài câu hỏi “chuyển hoàn bưu điện là gì?” thì thắc mắc về vấn đề chuyển hoàn bưu điện có mất phí không cũng là một câu hỏi thường gặp của người gửi và người nhận khi bưu gửi không phát được. Câu trả lời là tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể và từng dịch vụ của bưu điện.
Theo quy định của Bộ Thông tin và Truyền thông, người gửi phải thanh toán cước phí chuyển hoàn bưu gửi, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác. Cước phí chuyển hoàn được tính theo giá cước dịch vụ bưu chính áp dụng cho loại bưu gửi tương ứng.
Tuy nhiên, một số dịch vụ của bưu điện có miễn phí chuyển hoàn cho người gửi trong một số trường hợp nhất định. Ví dụ:
- Dịch vụ EMS (Express Mail Service) miễn phí chuyển hoàn cho người gửi khi không phát được do lỗi của bưu điện hoặc do yêu cầu của người nhận.
- Dịch vụ COD (Cash On Delivery) miễn phí chuyển hoàn cho người gửi khi không phát được do lý do khách quan hoặc do yêu cầu của người nhận.
Do đó, để biết chính xác chuyển hoàn bưu điện có mất phí không, người gửi và người nhận nên liên hệ với bưu điện để được tư vấn và hướng dẫn cụ thể.
Vậy là Công Ty Quảng Cáo Marketing Online Limoseo đã giải đáp thắc mắc chuyển hoàn bưu điện là gì cũng như cung cấp các thông tin liên quan qua bài viết trên. Tuy nhiên, tốt hơn hết, bạn nên chuẩn bị hàng nhanh, kiểm tra hàng hóa cẩn thận và chọn đơn vị chuyển phát uy tín để tối ưu khả năng giao hàng thành công.
