Cách Thu Hồi thư Đã Gửi Trong Gmail Và Outlook nhanh

Bạn gửi email nhầm địa chỉ hoặc thiếu nội dung, thông tin sai sót… Bạn đang cần tìm cách thu hồi email đã gửi? Bài viết sau đây Công Ty Quảng Cáo Marketing Online Limoseo sẽ hướng dẫn cho các bạn Cách thu hồi thư đã gửi trong gmail và Outlook trên điện thoại và máy tính dễ dàng nhất nhé.

1. Một số lưu ý khi thu hồi email đã gửi lâu trong Gmail

Cách thu hồi thư đã gửi trong gmail là cách khắc phục khi gửi nhầm nội dung, sai mục đích, hoặc thao tác CC và BCC với địa chỉ email không đúng người nhận. Tuy nhiên, không phải email nào cũng có thể thu hồi thành công ngay lập tức. Vì vậy, bạn cần lưu ý những điểm quan trọng sau đây để tăng khả năng thu hồi email thành công.

1.1. Email đã được mở

Sau khi bạn gửi email, nếu người nhận đã mở thư và đọc thông tin thì nội dung sẽ không thể thu hồi lại. Dù bạn có thực hiện thao tác thu hồi thì email vẫn sẽ hiển thị trên hộp thư của người nhận.

1.2. Email nằm trong thư mục “Công khai”

Việc này được xem là tình huống khó khăn vì không thể thu hồi Email khi đã gửi cho nhiều người và mọi người có thể đọc được nội dung riêng tư của bạn. Dù người nhận có đọc thư hay không, nhưng khi Email đã được mở ra thì không thể khôi phục lại được nữa.

1.3. Xuất hiện ứng dụng Email thứ 3 can thiệp

Cách thu hồi thư đã gửi trong gmail chỉ có thể hoạt động trong phạm vi nội bộ của hệ thống Gmail, điều này có nghĩa là nếu bạn sử dụng Gmail để gửi Email cho một tài khoản Outlook, Yahoo thì không thể sử dụng tính năng thu hồi Email.

1.4. Email di chuyển đến thư mục khác

Nếu trước đó bạn đã sử dụng tính năng Bộ lọc để di chuyển Email đến một thư mục khác ngoài hộp thư đến (như thư mục Spam), thì bạn sẽ không thể thu hồi Email đã gửi đi bằng Gmail.

Nếu bạn lo lắng vì vừa gửi Email bằng Gmail với nhiều lỗi, đừng lo lắng vì Gmail tích hợp tính năng Undo Send – lấy lại Email đã gửi đi rất hữu ích nếu bạn phát hiện những sai sót trong nội dung Email. Tính năng này sẽ cứu sống cho hàng ngàn trường hợp, đặc biệt là trong những giao dịch quan trọng với khách hàng, đối tác.

2. Cách thu hồi thư đã gửi trong Gmail chuẩn chỉnh

2.1. Với tính năng Undo Send

Cách thiết lập tính năng Undo Send để thu hồi Email đã gửi trong Gmail khá đơn giản và gồm các bước sau:

• Đầu tiên, truy cập vào tài khoản Gmail của bạn trên thiết bị.
• Tại giao diện của Gmail, nhấn vào biểu tượng bánh răng ở góc phải trên cùng màn hình và chọn mục Cài đặt.
• Tại mục Cài đặt, chọn tab Chung và di chuyển đến tùy chọn Hoàn tác Gửi (Undo Send). Sau đó, bạn có thể lựa chọn thời gian để hủy gửi Email theo ý muốn từ 4 mốc thời gian khác nhau là 5 giây, 10 giây, 20 giây và 30 giây.

Lưu ý rằng nên chọn thời gian là 30 giây để đảm bảo an toàn hơn.

• Sau khi hoàn tất việc thiết lập, nhấn Lưu thay đổi (Save changes) ở phía dưới cùng màn hình để lưu lại.

Bây giờ, bạn đã hoàn tất cài đặt tính năng Undo Send để thu hồi Email đã gửi trong Gmail. Bất kỳ khi nào bạn gửi một Email, hệ thống sẽ hiển thị dòng thông báo Đã gửi thư nhỏ ở góc trái màn hình với 2 lựa chọn là Hoàn tác và Xem thư. Nếu bạn muốn thu hồi Email đã gửi, chỉ cần nhấp vào nút Hoàn tác trong thời gian bạn đã thiết lập trước đó.

2.2. Cách thu hồi Email đã gửi với ứng dụng Dmall

Cách thu hồi Email đã gửi với tính năng Undo Send khá dễ thực hiện và nhanh chóng. Tuy nhiên, thời gian cho phép thu hồi chỉ có tối đa 30 giây sau khi nhấn gửi. Thời gian này khá ngắn, làm cho bạn khó để phát hiện và sửa các lỗi trước khi thời gian hết.

Thay vì cách này, bạn có thể sử dụng Dmail để thu hồi Email. Đầu tiên, hãy cài đặt tiện ích Dmail vào trình duyệt của bạn, như Chrome hoặc Cốc Cốc. Sau đó, hãy đặt lịch xóa Email (sau 1 giờ, 1 ngày, 1 tuần,…) trong mục Destrory. Đừng quên kích hoạt tính năng xóa Email đã gửi bằng cách bật chế độ On tại mục Dmall.

Để thu hồi Email đã gửi, bạn chỉ cần nhấp chuột vào biểu tượng Dmail, chọn “Revoke Email”, sau đó nhấn OK. Sau khi làm điều này, nội dung thư của bạn sẽ được xóa hoàn toàn. Lưu ý rằng ứng dụng Dmail chỉ có khả năng xóa nội dung của Email, còn tiêu đề, tên người gửi và các file đính kèm vẫn hiển thị trong hộp thư đến của người nhận.

Nếu sử dụng phương pháp này, hãy cân nhắc trước khi sử dụng phương thức thu hồi Email đã gửi lâu trong Gmail của bạn.

3. Cách thu hồi Email đã gửi trên Outlook

Các thủ tục đơn giản và dễ dàng nhất cho phép bạn thu hồi nhanh chóng những email đã gửi đối với các loại thư Outlook.

Để tiến hành thu hồi Email đã gửi trên Outlook, bạn cần thực hiện một số thao tác đơn giản. Trước tiên, hãy truy cập vào mục “Mail” và chọn “Favorite Folders” -> “Sent Items”. Sau đó, trên khung bên phải màn hình sẽ hiển thị những Email đã gửi. Bạn cần chọn Email cần thu hồi để mở nó lên, sau đó nhấp chuột vào mục “Actions” và chọn “Recall This Message”. Sẽ hiển thị một cửa sổ với các tùy chọn để bạn tiến hành thu hồi Email. Tại mục “Are you sure you want to”, bạn nên chọn tùy chọn “Delete unread copies of this message” để đảm bảo Email đã gửi được thu hồi hoàn toàn. Tuy nhiên, phương pháp này chỉ có thể thu hồi lại các Email mà người nhận chưa đọc. Vì vậy, bạn cần thiết lập thông báo để biết được Email đã được thu hồi hay chưa. Để làm điều này, bạn hãy chọn tùy chọn “Tell me if recall succeeds or fails for each recipient” và nhấn OK để hoàn thành quá trình thu hồi Email.

4. Huỷ thư

Hủy thư cũng tương tự với các dạng thu hồi Email Outlook. Khi mà bạn đã hoàn thành xong nội dung của lá thư mà bạn gửi, bạn hãy chọn Options rồi chọn Delivery Options là được.
Bước làm tiếp theo là bạn đánh dấu vào Expires After => thời gian huỷ thư. Tiếp đến, bạn chỉ cần chọn xong, nhấn tiếp OK để xác nhận và cuối cùng là nhấn Send để gửi thư đi.

5. Xóa thư đã gửi

Nếu bạn muốn xóa hoặc sửa lại nội dung của một lá thư đã gửi đi, thì có một số cách khác thay vì phải thu hồi Email Outlook. Đây là cách làm:

• Mở lá thư đã gửi và chọn Action => Recall This Message…
• Tích chọn “Delete unread copies and replace with a new message” để hệ thống thu hồi lại thư đã gửi và thay thế bằng lá thư mới. Bạn cũng có thể đánh dấu chọn “Tell me if recall succeeds or fails for each recipient” để nhận thông báo về kết quả.
• Nhấn OK để hoàn tất. Tiếp đó, cửa sổ soạn thư sẽ hiện ra và bạn có thể viết lại nội dung cho lá thư đã gửi đi. Cuối cùng, bấm Send để gửi lại.

6. Cách thu hồi Email đã gửi lâu trong Gmail trên điện thoại

Hướng dẫn thu hồi email trên Gmail trên điện thoại:

• Tải và mở ứng dụng Gmail trên điện thoại.
• Bạn có thể tải ứng dụng trên Android qua Google Play hoặc tải trên IOS qua App Store.
• Tiếp theo, bạn vào mục Soạn để viết email cần gửi.
• Sau khi gửi email, hệ thống sẽ hiển thị thông báo “Đã gửi” và “Hoàn tác” ở góc cuối màn hình. Nếu bạn muốn chỉnh sửa hoặc thu hồi email, hãy chọn “Hoàn tác”.

Lưu ý rằng thời gian để thu hồi email trên điện thoại sẽ giới hạn hơn so với trên máy tính. Trên điện thoại, bạn chỉ có 10 giây để thu hồi email, thay vì tối đa 30 giây như trên máy tính. Do đó, bạn nên kiểm tra kỹ nội dung email trước khi gửi.

• Sau khi chọn “Hoàn tác”, ứng dụng sẽ trở về màn hình soạn thư và bạn có thể chỉnh sửa lại hoặc xóa bỏ email.

Trên bài viết này đã cung cấp cho bạn những Cách thu hồi thư đã gửi trong gmail, Outlook và trên các thiết bị điện thoại, máy tính một cách dễ dàng. Công Ty Quảng Cáo Marketing Online Limoseo đã hướng dẫn rõ ràng cách thực hiện việc thu hồi Email trên Gmail. Tuy nhiên, các phương pháp này chỉ nên được sử dụng khi bạn đã gửi Email nhầm. Vì vậy, bạn cần phải kiểm tra kỹ thông tin và nội dung trước khi gửi Email cho bất kỳ ai. Đặc biệt, nếu bạn gửi báo cáo công việc cho cấp trên, gửi CV xin việc, gửi bài tập/luận văn cho giáo viên, bạn càng phải thận trọng và cẩn thận trong mỗi bước để tránh mắc phải các sai sót đáng tiếc.