Excel là một phần mềm có nhiều chức năng khác nhau và tiện lợi cho người dùng khi sử dụng. Và một trong những tính năng đáng chú ý là Flash Fill, một loại công cụ dùng để xử lý văn bản tự động. Vì vậy, nếu bạn chưa biết cách sử dụng công cụ flash fill trong excel, hãy theo dõi bài viết tiếp theo của Công Ty Quảng Cáo Marketing Online Limoseo!
MỤC LỤC
1. Flash Fill là gì? Ưu điểm của việc sử dụng Flash Fill trong Excel
Flash Fill trong Excel là một công cụ rất hữu ích và thiết thực. Điều này có thể giúp bạn hoàn thành các nhiệm vụ lặp đi lặp lại một cách nhanh chóng. Ngoài việc lặp lại các thao tác bạn thực hiện, Flash Fill còn hiểu và hiểu các thao tác bạn thực hiện, sau đó tự động lặp lại thông tin tiếp theo mà không cần bất kỳ nỗ lực nào từ phía bạn. Ngoài ra, Flash Fill còn có thể giúp bạn trong các trường hợp sau:
- Xử lý một tập dữ liệu dài và lớn.
- Xử lý nhiều bộ dữ liệu có kích thước và độ dài khác nhau.
- Tự động tách số, chữ, ngày, tháng, năm thành một văn bản.
2. Cách sử dụng công cụ flash fill trong excel
2.1. Họ/tên đệm/tên được tách tự động
Trong cách sử dụng công cụ flash fill trong excel, Flash Fill sử dụng để tự động tách họ và tên của nhân viên trong bảng dưới đây thành ba cột khác nhau, đó là Họ, Tên đệm và Tên 1.
- Bước 1: Đầu tiên mình nhập họ và tên của nhân viên thứ nhất vào 3 cột như hình bên dưới.
- Bước 2: Click vào ô vừa tách > chọn thẻ Details > vào Information Tools > chọn Flash Fill để điền thông tin tự động.
- Bước 3: Excel sẽ tách các họ còn lại thành các ô bên dưới và bạn chỉ cần lặp lại quá trình trên đối với cột họ và tên là bạn sẽ tách họ và tên thành 3 cột rất nhanh chóng.
2.2. Gộp họ/tên đệm/tên thành một
Khác với ví dụ trên, ở ví dụ này mình muốn gộp 3 cột họ, đệm và tên thành 1 cột họ và tên.
- Bước 1: Tại ô nhập tên nhân viên thứ nhất > mình điền đầy đủ họ và tên như trong hình.
- Bước 2: Click vào ô “Họ” vừa mới được tách > chọn thẻ Data > vào Data Tools > chọn Flash Fill để điền dữ liệu tự động.
- Bước 3: Excel tự động hiểu họ và tên và thêm chúng vào tất cả các ô khác trong bảng dữ liệu công việc.
2.3. Tách các số thành một chuỗi
Và nếu bạn có một chuỗi dữ liệu chứa nhiều chữ cái và chỉ có một bộ số ở giữa, bạn cũng có thể sử dụng Flash Fill để trích xuất các số từ chuỗi đó.
Ví dụ: Tôi có một bảng dữ liệu với các chữ cái và số xen kẽ. Trong ví dụ này, số lượng các chữ cái không chẵn giữa các chữ cái nên việc bóc tách từng số theo cách thủ công hoặc sử dụng các hàm MID, LEN cũng rất khó khăn và tốn thời gian. Cách nhanh nhất là sử dụng Flash Fill.
- Bước 1 Nhập số đầu tiên vào trường mã được chia thành dữ liệu đầu tiên như trong hình.
- Bước 2: Bấm vào ô có mã vừa nhập > chọn thẻ Data > vào Data Tools > chọn flashfill để autofill dữ liệu.
- Bước 3: Điều này cho phép bạn nhanh chóng trích xuất tất cả các số trong tập dữ liệu bên dưới, ngay cả khi chúng không dài và nhiều.
2.4. Sử dụng Flash Fill để tách ngày/tháng/năm
Ngoài truy xuất dữ liệu dạng text, bạn có thể sử dụng Flash Fill để bóc tách số theo thời gian, ngày, tháng, năm. Ví dụ: Tôi có một bảng chứa dữ liệu ngày, tháng, năm như hình bên dưới. Và điều tôi muốn làm ở đây là trích xuất năm từ dữ liệu bên cạnh.
- Bước 1: Nhập số năm vào ô Years bên cạnh để chia dữ liệu thô như trong hình.
- Bước 2: Click vào trường Divided Year > chọn thẻ Data > vào Data Tools > chọn Flash Fill để dữ liệu tự động điền.
- Bước 3: Kết quả là bạn có thể chia tất cả các năm thành một cột riêng trong bảng dữ liệu như trong hình. Thật dễ dàng phải không nào.
2.5. Tạo dãy Email tự động bằng Flash Fill trong Excel
Ngoài những công dụng trên, Flash Fill còn có thể giúp bạn tạo một chuỗi email tự động nếu bạn đã có họ và tên của người dùng!
- Bước 1: Nhập đúng cú pháp email Tên.Last@hcm.edu.vn.
- Bước 2: Bấm vào hộp thư vừa nhập > chọn thẻ Chi tiết > vào Data Tools > chọn Flash Fill để hệ thống tự động điền thông tin.
- Bước 3. Kết quả là bạn đã nhận được email với cú pháp chính xác cho các ô còn lại trong bảng.
3. Hạn chế của Flash Fill Excel
3.1. Flash Fill có thể hiểu sai suy nghĩ của bạn
Vâng, Flash Fill có thể là một công cụ hỗ trợ tuyệt vời, nhưng có những trường hợp Flash Fill không thể, như ví dụ dưới đây.
Ví dụ: Tôi có một bảng dữ liệu lưu trữ dữ liệu bao gồm cả chữ cái và số (bao gồm cả số nguyên và số thập phân). Và tôi muốn các số 130, 50, 26.2,… của chuỗi này.
- Bước 1: Đầu tiên mình cũng nhập số vào dòng đầu tiên của ô như trong hình.
- Bước 2: Click vào ô vừa nhập số > chọn thẻ Data > vào Data Tools > chọn Flash Fill để dữ liệu tự động điền.
- Bước 3: Kết quả hiển thị không như mong đợi vì “.” Excel diễn giải một ký tự, không phải một số, vì vậy các số trước dấu chấm được diễn giải không chính xác.
- Bước 4: Bạn có thể giải quyết trường hợp này bằng cách thay đổi ô B4 thành 26.2 và Excel sẽ tự động hiểu dữ liệu bên dưới và cập nhật nếu cần thiết.
3.2. Flash Fill không thể thay đổi dữ liệu tự động
Trong mọi trường hợp, kết quả do công cụ Flash Fill trả về đều ở định dạng văn bản cố định và kết quả này sẽ không thay đổi nếu bạn thay đổi dữ liệu thô và chạy lại Flash Fill. Do đó, bạn nên sử dụng công cụ này để xử lý các mẫu có kiểu dữ liệu cố định.
Và đó bạn đã biết cách sử dụng công cụ flash fill trong excel, chức năng này cho phép bạn điền dữ liệu Excel một cách nhanh chóng với các ví dụ dễ hiểu. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào về điều này, hãy để lại nhận xét bên dưới. Công Ty Quảng Cáo Marketing Online Limoseo hy vọng bạn tìm thấy bài viết hữu ích.
