Khi làm việc với Excel, chúng ta thường phải xử lý một lượng lớn dữ liệu và thông tin dạng số. Nếu chúng ta không định dạng đúng các dữ liệu này thì rất dễ xảy ra sai sót khi tính toán, tổng hợp hay vẽ đồ thị…Trong bài viết này, Công Ty Quảng Cáo Marketing Online Limoseo sẽ hướng dẫn bạn chi tiết cách khắc phục lỗi dãy số excel để bạn không mắc phải những sai sót đáng tiếc trong quá trình làm việc.
MỤC LỤC
1. Định dạng dữ liệu để tránh nhầm lẫn khi định dạng số trong Excel
1.1. Tại sao bạn cần định dạng số trong Excel cho dữ liệu số?
Một số lỗi định dạng số Excel có thể gọi như sau:
- Lỗi định dạng dữ liệu: dữ liệu là dạng thập phân, phần trăm % hay số thông thường, có sự nhầm lẫn giữa dữ liệu ngày, tháng với dữ liệu null (do dữ liệu dữ liệu không chính xác).
- Nhập dữ liệu không chính xác: Trong quá trình nhập liệu, một ký tự văn bản bị lẫn lộn với một ký tự số, vì vậy Excel coi đó là dữ liệu văn bản thay vì một số.
Xem bảng dữ liệu sau để hiểu một trong những lỗi phổ biến nhất khi định dạng số trong Excel.
Các số có thể (thường) được định dạng dưới dạng văn bản nếu bạn không để ý. Do đó, có thể có sai sót trong tính toán.
Ví dụ: Bạn muốn nhập số 1 triệu vào một ô trống và bạn muốn phân tách các hàng đơn vị bằng dấu phẩy. Bạn phải nhập: 1.000.000 vào trường trống, tuy nhiên nếu bạn để ô này là General thay vì một số, Excel sẽ sử dụng giá trị mặc định là 1 thay vì 1 triệu như số bạn đã nhập. Vì thế, khi thực hiện tính toán sẽ xuất kết quả sai. Lỗi định dạng số trong Excel như vậy mà đã khiến chúng ta nhận ra tầm quan trọng của cách khắc phục lỗi dãy số excel rồi đó!
1.2. Cách định dạng dạng số cho dữ liệu trong Excel
Cách khắc phục lỗi dãy số excel tốt nhất để không tạo ra lỗi định dạng số trong Excel đó là định dạng cho dữ liệu thành định dạng số (Number) ngay từ đầu.
Để định dạng số (Number) cho dữ liệu trong Excel, các bạn hãy làm theo các bước sau đây: Bôi đen để chọn vùng dữ liệu mà bạn muốn định dạng số Nhấp chuột phải, chọn Format Cells Ở hộp thoại Format Cells, vào thẻ Number.
Có những mục sau bạn cần lưu ý:
- Sample: Phần ví dụ, hiển thị trước để bạn thấy được kết quả của những lựa chọn mà bạn chọn trong hộp thoại
- Decimal place: Số giá trị sau dấu phẩy (số giá trị của phần thập phân) Use 1000 separator (,): Nhấp chuột vào ô để chọn/bỏ chọn sử dụng dấu phẩy ngăn cách giữa các hàng phần nghìn (Ví dụ: 1000000 -> 1,000,000)
- Negative number: Chọn kiểu hiển thị của số âm (Hiển thị dấu trừ/ Hiển thị giá trị dương nhưng đổi màu đỏ/ Hiển thị cả dấu trừ và đổi màu đỏ)
- Sau khi đã định dạng xong theo mong muốn, nhấn OK để kết thúc.
- Bạn có thể thực hiện thao tác định dạng này trước khi nhập dữ liệu hoặc sau khi đã nhập xong hết dữ liệu thô vào bảng tính.
Trên đây là cách để định dạng số cho dữ liệu. Tuy nhiên, đối với những trang tính có dữ liệu lớn, bạn không ngồi mò đâu là dữ liệu đã bị sai để có thể sửa đổi, thực hiện thao tác đổi lại hết các phần dữ liệu cũng rất mất thời gian.
2. Xử lý lỗi định dạng số trong Excel
2.1. Xác định lỗi định dạng số trong Excel bằng Autofilter
Có lẽ chúng ta đều biết Autofilter là một bộ lọc rất mạnh trong Excel. Sử dụng auto filter trong Excel không chỉ dừng ở việc lọc dữ liệu, nội dung thông thường mà còn giúp chúng ta lọc lỗi dữ liệu trong bảng tính. Và các lỗi định dạng số Excel cũng có thể được theo dõi đầy đủ với tính năng này.
Thực hiện như sau: Chọn toàn bộ vùng dữ liệu muốn tìm kiếm lỗi định dạng số trong Excel Trên tab Chi tiết, trong nhóm Sắp xếp, chọn Bộ lọc (biểu tượng chiếc lá) Bấm vào mũi tên cho cột dữ liệu số, sau đó bấm Tự động lọc theo nguyên tắc định dạng dữ liệu số: Dữ liệu tính toán được tự động sắp xếp trong hộp thoại bộ lọc tự động và dữ liệu được lọc theo các quy tắc sau:
Cộng từ nhỏ nhất đến lớn nhất (nếu có số âm thì tính từ phần âm, không tính từ 0) Nếu nó chứa các ký tự không phải là số, thì nó sẽ nằm ở cuối danh sách bộ lọc tự động này. Ta nhận thấy số 124.235 là số nhỏ hơn số 12.489.621 nhưng lại báo “Số này sai kiểu dữ liệu do chứa khoảng trắng”. Đây chính là lỗi định dạng số.
2.2. Xử lý lỗi định dạng số trong Excel
Khi đã nhanh chóng xác định lỗi bằng chức năng AutoFilter hoặc thực hiện tính toán, chúng ta tiến hành sửa lỗi định dạng số trong Excel.
Dưới đây là cách xử lý lỗi định dạng số Excel:
- Bước 1: Thống nhất về định dạng của dữ liệu số, Chọn phạm vi chứa tất cả dữ liệu số Bấm chuột phải và chọn Định dạng ô > Số
- Bước 2: Sửa lỗi định dạng số trong Excel.
Có hai cách để sửa lỗi định dạng số trong Excel sử dụng bộ lọc tự động và hàm Giá trị.
- Lọc lỗi định dạng số trong Excel Để lọc các lỗi định dạng số trong Excel, chúng ta căn cứ vào giá trị lớn nhất của các số được sắp xếp tự động trong bộ lọc tự động.
- Phần trước số: là số được định dạng đúng
- Phần sau số: là những số bị lỗi định dạng số trong Excel Sau khi các số được lọc và các số có lỗi định dạng số được xác định trong Excel, các số này sẽ được nhập lại.
Sử dụng hàm giá trị để sửa lỗi định dạng số trong Excel. Ngoài cách sửa trực tiếp trong bảng, bạn có thể tạo thêm một cột và chuyển đổi các giá trị trong bảng sang dữ liệu số thực bằng hàm VALUE của cột đó.
Cách thực hiện:
Sao chép dữ liệu gốc sang trang mới và xử lý các lỗi trong nội dung sao chép để không bị mất dữ liệu Ký tự thừa: dấu cách, dấu chấm, dấu phẩy, dấu chấm phẩy, dấu ngoặc kép… lẫn với các ký tự số => Sử dụng Replace để loại bỏ các ký tự không cần thiết.
Đối với các định dạng khác (không có số, nhưng chỉ có các ký tự số được đảm bảo), hãy sử dụng hàm giá trị trực tiếp trên các giá trị đó. Sau khi nhận được kết quả của hàm giá trị, trả kết quả về bảng dữ liệu bằng cách chọn Copy/Paste with Quantities > Value.
3. Tổng kết
Qua bài viết trên, Công Ty Quảng Cáo Marketing Online Limoseo đã hướng dẫn cách khắc phục lỗi dãy số excel cũng như cách xử lý, khắc phục lỗi định dạng số trong Excel. Việc sử dụng thành thạo một số kỹ năng Excel cơ bản sẽ thực sự đem lại hiệu quả trong công việc và giúp bạn tiết kiệm thời gian. Chúc bạn thành công!
Limoseo – Công ty Dịch vụ SEO & Thiết kế Website
