Hướng dẫn cách gửi hàng qua bưu điện từ A – Z đơn giản nhất

Ngày nay, việc sử dụng dịch vụ chuyển phát nhanh qua dịch vụ bưu điện đã trở nên rất phổ biến, đặc biệt đối với các tổ chức hoặc cá nhân đang hoạt động kinh doanh và áp dụng hình thức giao hàng toàn quốc. Trong bài viết này  của Công Ty Quảng Cáo Marketing Online Limoseo sẽ hướng dẫn bạn chi tiết về cách gửi hàng qua bưu điện, cùng với việc thực hiện chuyển phát thu hộ (COD) qua dịch vụ bưu điện từ A đến Z. Hãy cùng tìm hiểu để không bỏ lỡ những thông tin hữu ích này!

1. Các phương thức vận chuyển hàng qua dịch vụ bưu điện

Phương thức vận chuyển hàng qua dịch vụ bưu điện có thể thực hiện theo 3 cách gửi hàng bưu điện phổ biến sau đây:

• Chuyển gửi bưu phẩm đảm bảo: Đây là phương pháp được áp dụng khi gửi các tài liệu, giấy tờ có tính chất quan trọng. Mã bưu phẩm đảm bảo sẽ bắt đầu bằng chữ R (Ví dụ: RM123456VN).
• Vận chuyển nhanh EMS: Thích hợp cho việc vận chuyển các sản phẩm cần giao trong thời gian ngắn. Mã bưu phẩm vận chuyển nhanh thường được bắt đầu bằng chữ E (Ví dụ: EM123456VN).
• Gửi bưu kiện thông thường: Áp dụng cho việc gửi hàng hóa thông thường. Mặc dù phí vận chuyển thường thấp hơn so với vận chuyển nhanh, nhưng thời gian giao hàng sẽ kéo dài hơn. Mã bưu phẩm của gửi bưu kiện thường bắt đầu bằng chữ C (Ví dụ: CM123456VN).

2. Hướng dẫn gửi hàng qua bưu điện

Để hiểu cách gửi hàng qua bưu điện và nhận tiền một cách nhanh chóng, bạn cần làm quen với 3 bước chính của quy trình vận chuyển qua bưu điện dưới đây:

2.1 Bước 1: Đóng gói bưu phẩm và hàng hóa

Bước đầu tiên trong quá trình gửi hàng VNPost là chuẩn bị đầy đủ hàng hóa cần gửi và đóng gói chúng. Cách đóng gói cho từng sản phẩm khi gửi qua bưu điện có thể khác nhau, tùy thuộc vào từng loại hàng hóa. Trọng lượng của hàng, kích thước của bưu phẩm, và loại dịch vụ vận chuyển (giao hàng nhanh hay tiêu chuẩn) là các yếu tố ảnh hưởng đến phí vận chuyển khi gửi hàng qua bưu điện.

2.2 Bước 2: Tìm địa chỉ bưu cục gần nhất để gửi hàng

Trước khi chuyển gửi hàng qua dịch vụ bưu điện, để tiết kiệm thời gian hãy xác định địa điểm bưu cục nằm gần cửa hàng của bạn để thực hiện việc gửi hàng.. Sau đó, bạn cung cấp thông tin về tỉnh/thành phố và quận/huyện mà bạn kinh doanh, chọn loại dịch vụ bạn muốn sử dụng như gửi bưu kiện trong nước, quốc tế hoặc dịch vụ bưu phẩm đảm bảo,… Danh sách các bưu cục trong khu vực bạn chọn sẽ hiển thị.

2.3 Bước 3: Thực hiện thủ tục gửi hàng qua bưu điện

Làm thế nào để thực hiện thủ tục gửi hàng qua bưu điện?

Khi bạn đến bưu điện để gửi hàng, nhân viên bưu điện sẽ hỏi về phương pháp vận chuyển bạn chọn, như gửi bưu kiện nhanh, dịch vụ gửi bưu kiện thông thường, hoặc gửi bưu phẩm đảm bảo. Nếu bạn không rõ về cách vận chuyển hàng qua dịch vụ bưu điện và nhận tiền, hãy yên tâm hỏi nhân viên bưu điện để được hướng dẫn chi tiết và cụ thể nhất.

Tiếp theo, nhân viên bưu điện sẽ kiểm tra hàng hóa mà bạn đang gửi (trọng lượng, kích thước, loại hàng) và thông báo phí vận chuyển. Bạn sẽ nhận được một phiếu gửi hàng và bạn phải điền đầy đủ thông tin của người nhận như họ tên, số điện thoại, địa chỉ giao hàng,…

Phiếu thông tin này sẽ được lưu giữ bản sao để bạn có thể sử dụng khi đến nhận tiền thu hộ từ bưu điện và để đối chiếu nếu có vấn đề gì xảy ra trong quá trình vận chuyển hàng qua dịch vụ bưu điện.

3. Bao lâu thì hàng gửi qua bưu điện được nhận?

Sau khi hoàn tất thủ tục gửi hàng, nhân viên bưu điện sẽ tái xác nhận thông tin về người gửi, người nhận và phí gửi hàng qua bưu điện. Đồng thời, họ cũng sẽ cung cấp thông tin về thời gian ước tính mà hàng hóa sẽ mất để bạn có thể thông báo cho khách hàng về thời gian nhận hàng của họ.

4. Cách tính phí vận chuyển bưu điện ra sao?

Phí ship bưu điện tính thế nào? Phí ship COD bưu điện có đắt không? Gửi đồ qua bưu điện mất bao nhiêu tiền cho mỗi kilogram? Đây là những thắc mắc thường gặp của nhiều chủ cửa hàng.

Sau đó, bạn nhập địa chỉ gửi hàng và nhận hàng, trọng lượng hoặc kích cỡ của hàng hóa. Bảng giá dự kiến cho việc gửi hàng qua bưu điện sẽ được hiển thị. Tuy nhiên, giá vận chuyển qua bưu điện ở đây chỉ mang tính chất tham khảo. Để biết giá vận chuyển hàng qua bưu điện cụ thể, bạn nên tới các điểm bưu cục gần bạn nhất.

5. Lựa chọn giữa việc ship hàng qua bưu điện và dịch vụ vận chuyển

Phương thức gửi hàng qua bưu điện hay sử dụng các dịch vụ vận chuyển đều mang đến ưu điểm và hạn chế riêng. Khi bạn đối mặt với việc vận chuyển nhiều hàng hóa đến các địa điểm khác nhau, việc lựa chọn dịch vụ vận chuyển thích hợp sẽ giúp bạn tối ưu hóa chi phí, đảm bảo thời gian giao hàng và chất lượng hàng hóa.

Dưới đây là những lời khuyên hữu ích để bạn chọn lựa đơn vị vận chuyển hàng hóa:

• Nếu hàng hóa của bạn không yêu cầu thời gian giao hàng nhanh chóng, lựa chọn phương thức gửi hàng qua bưu điện là một cách để tiết kiệm chi phí. Phí vận chuyển qua bưu điện thường thấp hơn so với các dịch vụ vận chuyển khác.
• Trong trường hợp bạn cần vận chuyển lượng hàng lớn, với kích thước và trọng lượng đáng kể, việc chọn dịch vụ từ Viettel Post, Giao hàng nhanh,… là tốt. Bởi vì gửi hàng qua bưu điện thường có giới hạn về khối lượng và thời gian giao hàng lâu hơn so với các dịch vụ vận chuyển khác.

6. Những điều cần lưu ý khi áp dụng cách gửi đồ qua bưu điện

6.1. Xác định thời gian làm việc của bưu điện

Để tổ chức việc gửi hàng qua dịch vụ bưu điện một cách hiệu quả, bạn cần biết rõ thời gian hoạt động của bưu điện để tránh tình trạng đến đúng nơi nhưng không thể thực hiện gửi hàng do cửa hàng đã đóng cửa.

Thời gian làm việc của các bưu điện thường tuân theo lịch trình sau:

• Buổi sáng: Từ 7h30 đến 12h00
• Buổi chiều: Từ 13h00 đến 19h00

Hầu hết các bưu điện thường làm việc từ thứ 2 đến sáng thứ 7, trong khi buổi chiều thứ 7 và cả ngày chủ nhật thường không làm việc. Tuy nhiên, thời gian hoạt động của từng bưu điện có thể không giống nhau. Ở những điểm giao dịch lớn, có thể bưu điện mở cửa từ 6h30, đóng cửa lúc 20h00 và thậm chí có thể hoạt động cả ngày chủ nhật, ngày lễ và tết. Việc nắm vững thời gian hoạt động của bưu điện mà bạn thường sử dụng là điều quan trọng.

6.2 Thời gian nhận hàng sau khi gửi qua bưu điện là bao lâu?

Mặc dù phí gửi hàng qua dịch vụ bưu điện thường thấp hơn so với các dịch vụ vận chuyển khác, thời gian giao hàng sẽ có sự chênh lệch nhất định. Việc biết được thời gian nhận hàng sau khi gửi qua dịch vụ bưu điện là mối quan tâm của nhiều chủ cửa hàng. Thời gian này phụ thuộc vào loại dịch vụ bạn sử dụng cũng như địa chỉ nhận hàng.

• Trong trường hợp bạn sử dụng dịch vụ chuyển phát nhanh qua bưu điện: Thời gian giao hàng tối đa là 48 giờ. Tức là trong vòng 2 ngày, hàng hóa sẽ được giao đến người nhận.
• Đối với dịch vụ gửi hàng thường: Thời gian nhận hàng tối đa là 7 ngày, chẳng hạn khi vận chuyển từ các tỉnh ở phía Bắc vào TP.HCM và ngược lại. Tuy nhiên, thời gian giao hàng sẽ bị ảnh hưởng bởi khoảng cách vận chuyển. Khoảng cách giữa các tỉnh thành càng xa nhau thì thời gian giao hàng càng dài. Ví dụ, việc gửi hàng từ Bắc Ninh đến Hải Dương sẽ nhanh hơn so với việc gửi hàng từ Bắc Ninh đến Quy Nhơn.

6.3 Cách xử lý sự cố bất ngờ trong khi thực hiện cách gửi hàng qua bưu điện

Trong quá trình vận chuyển hàng đến khách hàng, có thể bạn sẽ gặp phải những sự cố như hàng bưu điện bị thất lạc, hàng bị trả lại, hư hỏng trong quá trình vận chuyển hoặc thời gian giao hàng dài hơn so với dự kiến,… Khi gặp tình huống này, hãy liên hệ ngay với bưu điện và thông báo cho khách hàng để có biện pháp giải quyết kịp thời.

Hơn nữa, việc sử dụng phương thức gửi hàng qua bưu điện thu tiền hộ, hay còn được gọi là ship COD bưu điện, có thể mang theo một số rủi ro như khách hàng thay đổi quyết định và từ chối nhận hàng, hoặc đối thủ cạnh tranh có thể đặt hàng một cách cố ý nhưng sau đó không nhận hàng, dẫn đến việc bạn phải hoàn hàng trong nhiều trường hợp.

6.4 Xử lý tình huống hàng bưu điện bị thất lạc

Khi gặp sự cố hàng bưu điện bị mất, bạn cần liên hệ với bưu điện để tìm giải pháp và tìm hiểu về chính sách bồi thường. Đồng thời, hãy viết thư xin lỗi đến khách hàng về việc mất hàng qua bưu điện và hỏi xem khách hàng có đồng ý gửi lại hàng hay không.

Thời gian khiếu nại khi hàng bưu điện bị thất lạc thường kéo dài trong vòng 6 tháng tính từ ngày kết thúc thời gian xử lý bưu phẩm hoặc từ ngày gửi nếu đơn hàng chưa hoàn tất. Mức đền bù cho tình huống mất hàng bưu điện thường tương đương với 4 lần cước dịch vụ bạn đã trả (bao gồm cả thuế GTGT).

Qua những hướng dẫn của Công Ty Quảng Cáo Marketing Online Limoseo về cách gửi hàng qua bưu điện, hy vọng bạn đã có cái nhìn rõ hơn về quy trình gửi hàng bưu điện, cách sử dụng ship bưu điện, cách tính giá vận chuyển bưu điện, cũng như biết cách đối phó với các tình huống mất hàng và sự cố khác trong quá trình giao hàng qua dịch vụ bưu điện.