Sử dụng tính năng Archive do Gmail cung cấp là cách tốt nhất để bạn giữ cho hộp thư đến gọn gàng và có tổ chức, trong khi vẫn có thể truy cập vào các email bạn có thể cần sử dụng sau này. Trong bài viết này, Công Ty Quảng Cáo Marketing Online Limoseo sẽ cùng bạn tìm hiểu chi tiết về tính năng Archive gmail là gì trong Gmail để giúp bạn sắp xếp hộp thư đến của mình và giảm thiểu sự lộn xộn.
MỤC LỤC
1. Archive Gmail là gì?
Archive gmail là gì? Khi muốn giữ cho hộp thư đến sạch sẽ và có tổ chức, bạn có nhiều lựa chọn khác nhau. Gmail cung cấp cho người dùng một tính năng hữu ích để phân loại thư vào các danh mục khác nhau, bao gồm hộp thư chính, quảng cáo, mạng xã hội và nhiều hơn thế nữa. Tính năng này giúp ngăn chặn các thông báo quảng cáo và truyền thông xã hội gây phiền nhiễu khỏi hộp thư chính của bạn.
Tuy nhiên, dù tính năng này đã được bật, hộp thư đến của bạn vẫn có thể nhanh chóng trở nên đầy đủ và bất cập. Trong trường hợp này, bạn có thể sử dụng các tính năng xóa và Lưu trữ (archive) để di chuyển các email mà bạn đã xem khỏi hộp thư đến.
Khi bạn Lưu trữ email, một bản sao của email sẽ được lưu giữ, nhưng nó sẽ không hiển thị trong hộp thư đến chính của bạn nữa. Tuy nhiên, email này vẫn có thể được tìm thấy nếu bạn cần. Nếu ai đó gửi cho bạn một email khác trên cùng chuỗi với email bạn đã Lưu trữ, nó vẫn sẽ xuất hiện trong hộp thư đến của bạn. Điều này giúp bạn không lo lắng bỏ lỡ bất cứ điều gì hoặc phải theo dõi nhiều tài khoản hoặc thư mục để tìm kiếm hoạt động.
2. Lưu trữ mail khác gì so với xoá mail
Có sự khác biệt quan trọng giữa việc lưu trữ email và xóa chúng. Nên biết sự khác biệt này vì đôi khi có email cần được giữ lại vì chúng chứa thông tin mà bạn có thể cần, trong khi một số email khác có thể bị xóa.
Khi bạn xóa một email, nó sẽ được chuyển vào thư mục thùng rác. Nó sẽ ở đó trong 30 ngày trước khi bị xóa vĩnh viễn. Bạn có thể xóa các email rác mà không cần suy nghĩ nhiều. Trong khi đó, khi bạn lưu trữ email, email đó chỉ bị xóa khỏi hộp thư đến của bạn, nhưng nó vẫn được lưu trữ an toàn. Bằng cách này, bạn có thể khôi phục nó bất cứ lúc nào. Email sẽ được lưu trữ vô thời hạn trừ khi bạn chuyển nó sang một thư mục khác hoặc đưa nó trở lại hộp thư đến của mình.
3. Làm thế nào để xóa các email đã lưu trữ trong Gmail?
Chú ý rằng email đã lưu trữ vẫn được tính vào dung lượng 15GB của bạn. Vì vậy, điều quan trọng cần nhớ là bạn có thể xóa các email đã lưu trữ. Bằng cách này, nếu bạn muốn giải phóng dung lượng và có các email đã lưu trữ mà không cần thiết, bạn có thể xóa chúng để giải phóng dung lượng. Tuy nhiên, có thể bạn không nên thực hiện điều này quá thường xuyên vì bạn không bao giờ biết khi nào bạn có thể cần đến một email trong tương lai.
4. Tại sao bạn nên lưu trữ email?
Mặc dù hiếm có người sử dụng tính năng lưu trữ email, nhưng vẫn có nhiều lý do tốt để bạn bắt đầu sử dụng tính năng này với tài khoản Gmail của mình. Nghiên cứu cho thấy việc đọc và trả lời email chiếm 28% thời gian làm việc của nhân viên mỗi ngày. Vì vậy, quan trọng là hộp thư đến email của bạn hoạt động hiệu quả nhất có thể.
Sử dụng tính năng lưu trữ cho tài khoản Gmail của bạn có nhiều lợi ích, vậy tính năng của Archive gmail là gì?
- Nó giúp cho hộp thư đến của bạn sạch hơn, dễ quản lý hơn.
- Nó đảm bảo rằng không có thông tin quan trọng bị mất hoặc bị xóa.
- Nó giúp bạn dễ dàng tìm kiếm và tìm thông tin khi bạn cần.
- Nó giúp cho doanh nghiệp của bạn không bị kiện tụng vì đây là yêu cầu pháp lý để lưu trữ hoặc lưu trữ thông tin kỹ thuật số trong một khoảng thời gian nhất định.
Như bạn có thể thấy, có nhiều lý do cá nhân và chuyên môn khiến việc sử dụng tính năng lưu trữ của Gmail có thể có lợi. Cách sử dụng tính năng này cũng rất đơn giản đến mức bạn sẽ thắc mắc tại sao mình chưa sử dụng nó trước đây.
5. Làm thế nào để tìm email lưu trữ trong Gmail?
Để lưu trữ email có ích thì bạn cần phải tìm thấy chúng một cách dễ dàng khi cần. Vì vậy, nhiều người tiếp tục giữ email của họ trong hộp thư đến chính của họ. Tuy nhiên, Google đã giúp việc sử dụng kho lưu trữ email trong Gmail trở nên vô cùng đơn giản. Vậy, kho lưu trữ email trong Gmail nằm ở đâu? Không có thư mục lưu trữ nào trong Gmail, vậy làm sao để tìm kiếm chúng?
6. Trên máy tính để bàn
6.1. Chuyển qua phần Tất cả Thư
Google đã thiết lập mặc định ẩn các email đã được lưu trữ, đó là lý do tại sao bạn không thể tìm thấy chúng trong hộp thư đến. Tuy nhiên, việc sử dụng cách archive gmail trở nên dễ dàng hơn khi bạn biết cách truy cập vào kho lưu trữ này.
Để xem các email đã được lưu trữ, truy cập thư mục Tất cả thư bằng cách di chuyển chuột sang phía bên trái màn hình, sau đó chọn thư mục Tất cả thư. Tại đây, bạn có thể xem tất cả các email của mình, bao gồm cả các email đã được lưu trữ.
6.2. Sử dụng Thanh tìm kiếm
Cách này tiện lợi hơn rất nhiều, đặc biệt là khi bạn lưu trữ một số lượng lớn email. Khi bạn sử dụng công cụ tìm kiếm để tìm kiếm một email, chủ đề hoặc từ khóa nào đó, nó sẽ tự động tìm kiếm tất cả các email của bạn. Điều này bao gồm cả những email đã gửi và lưu trữ của bạn. Vì vậy, khi bạn tìm kiếm một chủ đề cụ thể bằng công cụ tìm kiếm, bạn cũng sẽ tìm thấy các email đã lưu trữ liên quan đến chủ đề đó.
7. Trên thiết bị di động
7.1. Tìm email đã lưu trữ trên thiết bị Android
Cách tìm kiếm email đã lưu trữ trên ứng dụng Gmail cho thiết bị Android khá đơn giản. Để bắt đầu, bạn chỉ cần mở ứng dụng Gmail trên thiết bị Android của mình. Sau đó, nhấn vào biểu tượng ba dòng ngang và từ đó, bạn có thể chọn tùy chọn danh sách Tất cả thư hoặc sử dụng thanh tìm kiếm để tìm kiếm email của mình.
7.2. Tìm email đã lưu trữ trên thiết bị iOS
Đối với người dùng iPhone, Gmail có thể không phải là ứng dụng email ưa thích của họ, nhưng ứng dụng Gmail vẫn có sẵn trên Apple App Store. Nếu bạn sử dụng Gmail trên thiết bị iOS, bạn có thể dễ dàng truy cập các email đã lưu trữ của mình bằng cách chọn biểu tượng menu > Tất cả thư hoặc sử dụng thanh tìm kiếm.
Archive gmail là một cách hiệu quả để quản lý hộp thư đến và giữ cho nó gọn gàng. Điều đặc biệt về Gmail là cách nó sắp xếp kho lưu trữ. Không giống như các thư mục khác, Gmail sử dụng nhãn để lưu trữ email. Điều này có nghĩa là một email có thể được lưu trữ và được gắn nhiều nhãn khác nhau, giúp bạn dễ dàng tìm kiếm khi cần. Điều này khác với các thư mục truyền thống, nơi email sẽ bị di chuyển hoàn toàn khỏi hộp thư gốc và gây khó khăn khi bạn muốn theo dõi chúng.
8. Làm thế nào để lưu trữ email trên Outlook?
Để lưu trữ email trên Outlook, có thể làm theo các bước sau:
- Chọn email cần lưu trữ trong Outlook.
- Trong thanh menu trên cùng của trang chính, chọn Tập tin.
- Chọn Lưu dưới dạng trong danh sách các tùy chọn.
- Chọn thư mục để lưu trữ email.
- Nhấn Lưu để hoàn tất.
Nếu muốn sao lưu nhiều email cùng một lúc, có thể sử dụng tính năng Nhập/Xuất của Outlook với các bước sau:
- Chọn Tệp trong thanh menu trên cùng của trang chính.
- Chọn Mở & Xuất trong danh sách các tùy chọn.
- Chọn Nhập/Xuất.
- Chọn Xuất ra tệp và nhấn Tiếp tục.
- Chọn Tệp Dữ liệu Outlook (.pst) và nhấn Tiếp tục.
- Chọn thư mục cần sao lưu và nhấn Tiếp tục để bắt đầu quá trình sao lưu.
Để giữ cho Outlook sạch sẽ, nên xóa vĩnh viễn các email cũ và các mục khác ngay khi chúng vượt qua thời kỳ lưu trữ cài đặt. Có thể sử dụng tính năng Lưu trữ của Outlook để tự động xóa các email cũ và không cần thiết.
Qua bài viết này, Công Ty Quảng Cáo Marketing Online Limoseo mong rằng bạn đã hiểu được ý nghĩa của tính năng Archive gmail là gì, giúp cho hộp thư đến của bạn luôn sạch sẽ và gọn gàng. Tính năng này cũng cho thấy người dùng là những người cẩn thận, trách nhiệm trong công việc. Điều này là cần thiết để lưu trữ và truy cập email một cách dễ dàng.
